Umwelt- und kundenfreundlich – Digitale Serviceberichte

Bei nahezu jedem Handwerker, Monteur und Installateur gehören sie zum Arbeitsalltag – die Rede ist von Serviceberichten. Sie dienen als Leistungsnachweise oder Abnahmeprotokolle und sind für Kunden und Betrieb gleichermaßen wichtig für Garantieansprüche und Rechnungen. Und noch heute sind diese Rapportzettel – wie der Name es bereits andeutet – tatsächlich weitgehend auf Papier. Unzählige Seiten werden über das Jahr gedruckt und händisch ausgefüllt. Ebenso viele Kilometer müssen die Handwerker zurücklegen, um die ausgefüllten Zettel nach einem Auftrag später ins Büro zu schaffen, damit sie dort vom Innendienst weiterbearbeitet werden.

Dabei geht es längst anders – schneller und umweltschonender. Mit einer speziellen Kundendienst-Software können Handwerker und Servicetechniker ihre erledigten Reparaturen, Inbetriebnahmen oder Neubauten einfach digital festhalten. Statt einer Kladde mit Rapport-Vorlagen haben sie ein Tablet oder Smartphone dabei. Dort finden sie Vorlagen für digitale Serviceberichte, die sich in wenigen Schritten ausfüllen und vom Kunden unterschreiben lassen. Bei weitgehend standardisierten Aufgaben können vorab Textbausteine angelegt werden – dann klappt das Ausfüllen noch schneller. Einmal gespeichert, werden sie in der Cloud gesichert und sind sofort für den Innendienst und die Buchhaltung verfügbar. Eine Extra-Tour ins Büro ist also nicht mehr nötig. Dies spart viele Kilometer und unzählige Papierseiten – ein Effekt, der nicht nur die Umwelt schont, sondern auch die Betriebsausgaben.

Mehr Qualität durch digitale Checklisten

Ergänzend bietet eine solche Field Service Management Software auch die Möglichkeit, regelmäßig wiederkehrende Prozesse mit digitalen Checklisten zu beschleunigen und sicherer zu machen. Sie helfen einem Handwerker dabei, alle notwendigen Schritte eines Auftrags abzuarbeiten, ohne etwas zu vergessen.

Gerade beim Einarbeiten neuer Mitarbeiter sind diese Checklisten ein Garant dafür, dass nichts schief geht. So kann die Qualität der Einsätze deutlich verbessert werden. Etwas, das ebenfalls der Umwelt zugutekommt: Denn je präziser und sicherer die Aufgaben erledigt sind, desto seltener müssen Handwerker später nochmals zu Nachbesserungen ausfahren.

Schnellere Prozesse, höhere Kundenzufriedenheit

Digitale Serviceberichte wirken sich darüber hinaus positiv auf die Kundenzufriedenheit aus. Sie erhalten auf Wunsch nach einer erbrachten Leistung einen dezidierten Nachweis, der auch für andere Zwecke genutzt werden kann – zum Beispiel im Zuge von vorgeschriebenen Inspektionen und Wartungen. Durch den Upload von Fotos gewinnen besonders wichtige Arbeitsergebnisse zusätzlich an Aussagekraft und können bei eventuellen Reklamationen und behördlichen Prüfungen herangezogen werden.

Neben mehr Sicherheit profitieren Kunden durch die digitalen Serviceberichte auch von einem insgesamt schnelleren und reibungsloseren Prozess. Sie können sicher gehen, dass ein Handwerkereinsatz vor Ort nicht durch ineffizientes Arbeiten in die Länge gezogen wird. Und sie erhalten die Rechnung mitsamt des Berichts in kurzer Zeit als PDF-Dokument – nicht erst einige Tage später per Post und auf Papier. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung von Büroprozessen kommt dies immer mehr Kunden entgegen. Diese Beispiele zeigen: Auch im Handwerk können digitale Tools viel bewegen.