Was bringen digitale Serviceberichte in der Aufzugswartung?

675.000 Aufzugsanlagen für Personen gibt es aktuell in Deutschland – und alle müssen regelmäßig gewartet werden. Viel Arbeit also für die Unternehmen zur Aufzugswartung. Doch der Wettbewerb ist hart, gepunktet wird hauptsächlich durch guten Service.

Klar, Treppensteigen ist gesund. Aber wer lässt schon einen Aufzug links liegen, der er im Haus ist? Vor allem bei hohen Gebäuden ist der Lift oft die erste Wahl. Zugleich haben viele Menschen ein mulmiges Gefühl – die Angst vorm Steckenbleiben oder gar einem Absturz ist groß. Aber auch unbegründet: Es kommt nur selten zu schweren Unfällen mit Aufzügen. Für das hohe Sicherheitsniveau sorgen zahlreiche Hersteller und Service-Unternehmen der Aufzugsbranche. Sie erfüllen die strengen gesetzlich vorgeschriebenen Auflagen zur Betriebssicherheit. Dazu gehören unter anderem regelmäßige Wartungen.

Frank Heyers Unternehmen übernimmt genau solche Wartungsaufträge – hauptsächlich bei Wohn- und Bürohäusern sowie in gewerblichen Anlagen im Rhein-Main-Gebiet. Mehr als 600 Anlagen betreut allein sein mittelständisches Unternehmen. Er arbeitet dort als Servicetechniker und ist jeden Tag an einem anderen Ort. Immer dabei: sein Tablet mit einer Auftrags-App. Darin findet er alle anstehenden Aufträge – für heute und die kommenden Wochen. Er kann sich von der App sogar direkt zu den Auftragsorten hinlotsen lassen. Google Maps schickt ihn in seinem Servicefahrzeug garantiert auf der schnellsten Route zum nächsten Kunden. Früher landete er in Staus oder musste mit einem gedruckten Stadtplan die besten Routen suchen – da kam er schon auch mal zu spät zu einem Termin.

Der Papierkram hat ausgedient

„Die App hat meinen Alltag wirklich erleichtert – ich war erst nicht so begeistert“, gibt der Mitt-Fünfziger zu. Es hatte ja vorher auch so funktioniert. Er holte früh seine Auftragszettel und brachte am Ende des Tages die Rapportzettel und Serviceberichte zurück zum Innendienst. „Der ganze Papierkram und das viele Geschreibe hat schon genervt, aber es gehörte eben zum Job“, erzählt Frank. Der Junior-Chef wollte aber den Kundenservice deutlich verbessern, indem wichtige Prozesse effizienter und schneller organisiert sind. Und die Erstellung der Serviceberichte war ihm einfach zu zeitintensiv. Er setzte sich durch und so hat Franks Unternehmen seit einem halben Jahr eine Software-Lösung, die nicht nur die komplette Einsatzplanung digitalisiert, sondern auch das notwendige Berichtswesen der Serviceeinsätze beschleunigt.

Hilfreiche Checklisten für sichere und vollständige Wartungen

In der Software sind nun alle Anlagen als eigene Objekte mit allen relevanten Objektdaten hinterlegt – Modell, Baujahr, letzte Prüfung, vorherige Reparaturen etc. Damit weiß Frank nun schon vorher, welche Anlage ihn erwartet. Außerdem sind für bestimmte Wartungsroutinen eigene Checklisten angelegt. Die kann er nach und nach abarbeiten und abhaken. Türmechanismus und Fangvorrichtung prüfen, Anzeigelampen checken, betriebswichtige Teile schmieren, Getriebeöl nachfüllen – hinter jeder Wartung stecken mehrere wichtige Schritte. Mit dem Tablet kann er seine erledigten Arbeiten sowie eventuell benötigte Ersatzteile dokumentieren.

Meist fotografiert er die einzelnen Stellen auch – sicher ist sicher. Die Bilder landen dann auch in der App und wiederum in der Cloud. Dadurch sind die Daten des Wartungsauftrags direkt beim Innendienst abrufbar – der kann im Anschluss in wenigen Klicks eine Rechnung stellen und sie dem Kunden mit einem Nachweis zur erledigten Wartung zukommen lassen. Vor der App hat dieser Prozess teilweise mehrere Tage gedauert.

Digitaler Einblick in die Transporter der Kollegen

Bei Kunden mit Wartungsverträgen setzt die App übrigens automatisch die Termine – entsprechend der gesetzlich vorgegebenen Intervalle. So müssen die Betreiber der Aufzugsanlagen nicht selbst dran denken. Eine weitere Funktionalität der App begeistert Frank aber besonders: das „Mobile Lager“-Plug-in. Hier kann er sehen, welche Teile seine Kollegen in den Transportern geladen haben. Braucht er bei einer Wartung kurzfristig ein Ersatzteil, das er nicht dabei hat, kann er so bestenfalls bei einem Kollegen in der Nähe eins abholen. Sonst hätte er dafür erst zum Hauptlager oder Großhandel fahren müssen. Auch sein Junior-Chef ist zufrieden – denn der verbesserte Kundenservice hat sich in seiner Region herumgesprochen und ihm viele Neukunden beschert.

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