Digitale Materialverwaltung in der Einsatzplanung

Nichts ist ärgerlicher für Handwerker und Kunden, wenn am avisierten Termin wichtige Teile und Werkzeuge fehlen. Oft heißt es dann: „Ich muss noch einmal zum Großhandel; in einer halben Stunde bin ich zurück.“ Oder noch schlimmer: Der Termin muss auf einen anderen Tag verschoben werden, weil das benötigte Teil erst nächste Woche lieferbar ist. Was folgt, sind Frust beim Kunden sowie mehr Fahrten, zusätzlicher Organisationsaufwand und verlorene Zeit für andere Aufträge beim Handwerksbetrieb.

Ohne Zweifel: Ganz ausschließen lassen sich solche Situationen nie. Jeder Auftrag ist individuell. Doch mit einer digitalen Materialverwaltung sind viele Prozesse vor, während und nach einem Einsatz transparenter und einfacher zu managen. Gerade Transparenz fehlt vielen Handwerksbetrieben aber noch immer. Im Hauptlager liegen vielerorts Bestandslisten aus Papier aus. Die Servicetechniker müssen also immer erst ins Lager schauen, was an notwendigen Teilen vorrätig ist. Teilweise stimmen die Angaben in den händisch gepflegten Listen auch nicht, weil ein Kollege in der Eile vergessen hat, seine Entnahmen oder Rückgaben zu dokumentieren. Oder es fehlt ein Teil im Lager, weil es nicht rechtzeitig bestellt wurde. Dann wird eine Extra-Tour zum Großhandel gedreht. Alles wertvolle Zeit und unnötiger Benzinverbrauch.

Smart und digital alle Lagerbestände und Bestellungen organisieren

Dabei geht es deutlich effizienter: Viele Software-Lösungen zur Einsatzplanung bieten mittlerweile eine integrierte Materialverwaltung. Sie bildet nicht nur den Bestand des innerbetrieblichen Lagers wider. Über eine sogenannte IDS-/UGL-Schnittstelle ist die Handwerker-Software zudem direkt mit dem Online-Shop des bevorzugten Großhändlers verbunden. Bis zu 10.000 Artikel sind mit Daten wie EAN-Nummern und Preisen digital einsehbar und buchbar. So kann der Innendienst bei der Auftragserstellung bereits alle notwendigen Teile einbuchen und der Servicetechniker vorher weiß, was er aus dem Lager holen muss. Und zusätzliche Teile? Die fügt er im Lager in der mobilen App der Software seinem Auftrag selbst hinzu – ganz einfach manuell oder mit einem Barcode-Scanner.

Sinnvolle Erweiterungen verfügbar

Noch einen Schritt weiter gehen Lösungen mit einem Plugin für ein „Mobiles Lager“. Sie machen die Fahrzeuge eines Betriebs zu rollenden Mini-Lagern. Jeder Wagen ist einem Servicetechniker zugewiesen – mit einem vordefinierten Bestand an Materialien. Trägt er nach einem Auftrag die verwendeten Teile bei seinem Auftrag ein, ändert sich automatisch der mobile Lagerbestand. Ebenfalls automatisch wird das Hauptlager informiert, wenn im Fahrzeug bestimmte Teile nicht mehr vorrätig sind. Sobald es im Hauptlager abholbar ist, erhält der Techniker eine Push-Nachricht aufs Smartphone. Für regelmäßig gebrauchte Materialien lassen sich auch einfach Mindestbestände definieren, ab denen wieder aufgefüllt werden muss – so kommt es unterwegs erst gar nicht zu Engpässen.

Holt der Servicetechniker Material, das nicht zu Standardbestand seines Wagens gehört, bucht er es manuell oder mit einem Barcode-Scanner in „sein“ Lager. Alles, was er davon nicht benötigt, bucht und bringt er wieder ins Hauptlager zurück.

Auf diese Weise bleibt die Materialverwaltung im Tagesgeschäft lückenlos nachvollziehbar und lässt sich für alle Beteiligten smart organisieren. Besonders bei kurzfristigen Einsätzen wie Notfällen oder Havarien spielt das „Mobiles Lager“-Plugin seine Vorteile voll aus. Dann kann ein Disponent die mobilen Läger prüfen und schauen, welcher Servicetechniker das geeignete Material bereits an Bord hat.

Auch der Innendienst profitiert

Die digitale Materialverwaltung vermeidet noch weitere „Umwege“ für die Mitarbeiter im Büro. Denn da die Servicetechniker nach einem Auftrag sofort ihr verbrauchtes Material zu den vorab definierten Verkaufspreisen in der App eintragen, können schneller Rechnungen gestellt werden.

Die Einkäufer und Controller freuen sich ihrerseits über die optionale KlarPris-Integration. Das Online-Portal vergleicht die Preise verschiedener Großhändler und zeigt bei der Auftragserstellung mit der Handwerker-Software immer die jeweils günstigsten Preise an. Und die Servicetechniker können sicher sein, dass alles parat haben für ihre nächsten Aufträge. So geht Materialverwaltung heute!