Einsatzplanung für Servicebetriebe von Alarm- und Überwachungsanlagen

Los geht es mit einer guten Nachricht: Die Zahl der Wohnungseinbrüche ist rückläufig. Mit knapp 90.000 Einbrüchen wurden im Jahr 2019 deutschlandweit deutlich weniger Einbrüche als im Vorjahr registriert. Parallel dazu steigt die Zahl der gescheiterten Einbrüche. Das dürfte maßgeblich an immer besseren Sicherheitsmaßnahmen wie Alarm- und Überwachungsanlagen liegen.

Um deren Planung, Installation und Wartung kümmert sich Stephan Burl seit rund zehn Jahren. Der ausgebildete Informationselektroniker liebt seinen Beruf: ”Moderne Technik, täglicher Kundenkontakt, viel unterwegs in der Stadt – da lässt sich einfach viel verbinden. Und ich tue etwas Gutes”, meint Stephan. Sein Betrieb im Norden Deutschlands hat sich auf komplexe Alarm- und Überwachungsanlagen von Industrie- und Gewerbeimmobilien spezialisiert. Und davon gibt es in seiner Region viele. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an eine gute Einsatzplanung. ”Unsere Einsatzorte sind weit verstreut und oft haben wir es mit individuell geplanten Anlagen und Systemen zu tun – da muss viel koordiniert werden, damit alles reibungslos abläuft”, erzählt er.

Positive Resonanz auf den Software-Test zur Einsatzplanung

Bis vor drei Jahren basierte die Einsatzplanung der 13 Servicetechniker seines Betriebs maßgeblich auf zwei Konstanten: verschiedene Formblätter und viele Telefonate. Es gab Auftrags- und Rapport-Zettel auf Papier, die nach jedem Auftrag von Hand ausgefüllt und immer ins Büro zurück geschafft werden mussten. Dort entschlüsselte der Innendienst-Kollege die teilweise schnell hingekritzelten Notizen und erstellte daraus Rechnungen und Serviceberichte. Alle Außendienstler mussten früh erstmal ins Büro, um dort ihre täglichen Aufträge abzuholen. Kurzum: Es gab viele Leerfahrten und jede Menge Papierkram. ”Unser Junior-Chef hat dann testweise eine Software zur Einsatzplanung und Routenoptimierung in den Betrieb geholt. Da dies über den Webbrowser bzw. über eine eigene App zu bedienen ist, konnte er damit schnell starten”, sagt Stephan.

Das Feedback auf die Lösung war durchweg positiv und so ist sie nach kurzer Implementierung nun für alle Kollegen verfügbar. Stephan holt sein Tablet heraus und öffnet die App. Sofort sieht er die heutigen, ihm zugewiesenen Aufträge. Einmal geht es zu einer Planung einer neuen Alarmanlage. Später stehen zwei Installationstermine an. Mit einem Klick in einen Auftrag findet er alle notwendigen Kunden- und Anlagendaten und kann sich durch die Integration von Google Maps direkt zum Einsatzort hinlotsen lassen. Und zwar auf den jeweils schnellsten Weg – denn die Google-Anwendung berücksichtigt den aktuellen Verkehr seiner Stadt. So kommt Stephan ohne Umwege und ohne große Staus nun viel pünktlicher zu seinen Kunden.

In der Techniker-App sind auch die zu verbauenden Produkte notiert. So kann Stephan ohne Abstecher ins Büro, Lager oder zum Großhandel fahren, um die notwendige Technik abzuholen. Mit dem ”Mobiles Lager”-Plugin bucht er automatisch jedes Produkt mit einem Scanner als Ladung seines Fahrzeugs ein. Bei Havarien oder sehr kurzfristigen Einsätzen ist diese Erweiterung ein echter Bonus – denn dann sieht der Innendienst vom Büro aus, ob ein Techniker unterwegs das passende Gerät im Transporter dabei hat.

Flexibel und digital Einsätze planen und koordinieren

Hans ist der Innendienst-Kollege. Und er hat es mit der Software zur Einsatzplanung ebenfalls viel leichter als vorher. Kommt ein Auftrag per E-Mail oder Telefon rein, schaut er im Kalender der Software, welcher Techniker am gewünschten Tag Zeit hat und in der Nähe ist. Bei einem Stammkunden sind es dann nur noch wenige Klicks und schon steht der Auftrag.

Ändert sich kurzfristig etwas, beispielsweise durch eine Krankschreibung oder eine Panne, kann Hans einfach per Drag & Drop den Auftrag einem anderen Servicetechniker zuweisen. Da alle Daten in der Cloud gespeichert werden, sind die angepassten Termine auch sofort bei allen Kollegen synchronisiert. Der einspringende Techniker erhält eine Push-Nachricht auf sein Tablet und weiß Bescheid, dass ein neuer Auftrag ansteht.

Auch für Hans ist die integrierte Google-Karte sehr hilfreich, um für jeden Techniker und jeden Tag eine möglichst effiziente Route zusammenzustellen. Besonders, weil in der Software die individuellen Fähigkeiten der Techniker vermerkt sind. Früher war dies stark von der jeweiligen Orts- und Menschenkenntnis des Innendienstlers abhängig.

Schneller Rechnung erstellen

Nachdem Stephan seine Aufträge erledigt hat, dokumentiert er direkt in der App des Tablets die benötigte Arbeitszeit sowie die verwendeten Materialien. Daraus entsteht ein digitaler Rapportzettel mit Bildern von der installierten Technik, der auch sofort der Buchhaltung des Betriebs zur Verfügung steht. Sie kann daraus eine Rechnung erstellen – auch durch solche Features sind die Prozesse heute viel schneller und effizienter. Zuvor dauerte es mehrere Tage, bis eine Rechnung erstellt werden konnte – heute maximal ein halber Tag.

”Für mich ist es eine riesige Erleichterung, nicht mehr alles von Hand aufzuschreiben. Das hat so lange gebraucht und war einfach lästig. Auch unsere jungen Kollegen sind vollends begeistert, dass unsere Einsatzplanung digital funktioniert”, freut sich Stephan.