Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes tritt ab dem 1. Januar 2025 eine Pflicht zum Empfangen und Verarbeiten elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen in Kraft. Ziel der Regelung ist es einerseits, die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben. Andererseits soll Steuerbetrug reduziert werden. Für Unternehmen im B2B-Bereich bedeutet das: Neue Rechnungsprogramme müssen her, die nicht nur herkömmliche Formate wie PDF oder .docx, sondern auch strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung lesen und verarbeiten können.

In diesem Blog-Beitrag beantworten wir alle grundlegenden Fragen zur “neuen” E-Rechnung, zeigen, welche Formate künftig gelten, welche Übergangsfristen gesetzt sind, und warum sich mit der neuen Regelung auch Chancen auftun.

Das Wichtigste zur E-Rechnung im Überblick

Das neue E-Rechnung-Gesetz ist ein weiterer kleiner Schritt, der inländische Unternehmen in Richtung Digitalisierung führen soll. Damit folgt Deutschland anderen EU-Mitgliedern, in denen die E-Rechnung bereits längst zum Standardverfahren im täglichen Geschäftsverkehrt geworden ist.

Die Einführung der E-Rechnung erfordert für Unternehmen eine grundlegende Umstrukturierung in der Rechnungsstellung. Der eigentliche Grund dafür liegt weniger im Wechsel von Papier zu digital, sondern vielmehr in den spezifischen Anforderungen an die strukturierten Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Herkömmliche Programme wie Word, die bisher in vielen Unternehmen verwendet wurden, können diese Formate nicht erzeugen und erfüllen somit die neuen gesetzlichen Vorgaben nicht mehr. Schauen wir uns das im Einzelnen an.

Was zählt als E-Rechnung?

Klären wir zunächst, was vor dem Hintergrund der neuen Verpflichtung überhaupt als E-Rechnung gilt. Der Gesetzgeber spricht von strukturierten elektronischen Daten-Formaten, die gemäß der europäischen Norm EN 16931ausgestellt, übermittelt, empfangen und elektronisch verarbeitet werden können. Formate wie PDF, .tif, .jpeg oder .docx fallen nicht unter diese Norm und werden ab dem 1. Januar 2025 dementsprechend nicht mehr ausreichen.

Warum ist das so? Diese Formate ermöglichen lediglich die bildhafte Darstellung von Rechnungen, können jedoch nicht automatisiert weiterverarbeitet werden. Sie fallen daher künftig unter den Begriff 'sonstige Rechnungen' und erfüllen die Anforderungen nicht. Zulässig sind dagegen strukturierte XML-Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die den gesetzlichen Vorgaben und den europäischen Normen entsprechen.

Für welche Unternehmen gilt die E-Rechnungs-Pflicht?

Die Verpflichtung zur E-Rechnung gilt ab dem 1. Januar 2025 für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die im Haupt- oder Nebenerwerb tätig sind und Geschäfte mit anderen inländischen Unternehmen (B2B) abwickeln. Dazu zählen sowohl große Firmen als auch kleinere Gewerbebetriebe.

Von der Regelung ausgenommen sind vorerst Kleinunternehmen, die ausschließlich an Privatkunden (B2C) liefern oder Dienstleistungen erbringen. Diese Unternehmen sind aktuell nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Allerdings plant der Gesetzgeber, die E-Rechnungs-Pflicht bis spätestens 2028 auch auf diesen Bereich auszuweiten, um eine einheitliche Digitalisierung der Rechnungsprozesse sicherzustellen.

Welche Fristen gelten?

Angesichts des erwarteten Umsetzungsaufwands hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen eingeführt, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben. Die Fristen im Überblick:

• Bis Ende 2026: Papierrechnungen und nicht-standardisierte elektronische Formate wie PDF bleiben weiterhin erlaubt, vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt ausdrücklich zu. Allerdings müssen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und gesetzeskonform zu archivieren.
• Bis Ende 2027: Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz von 800.000 Euro oder weniger dürfen weiterhin Papierrechnungen oder nicht-standardisierte Formate nutzen. Unternehmen mit höheren Umsätzen sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, Rechnungen in standardisierten E-Rechnungs-Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen.
• Ab 2028: Für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzgröße, ist die Verwendung von E-Rechnungen, die den Vorgaben der EN 16931 entsprechen, verpflichtend. Dies schließt auch kleinere Unternehmen und solche mit Privatkundenbezug (B2C) ein.

Was hat es mit der Zustimmung des Empfängers auf sich?

Bisher bedurfte es die Zustimmung des Rechnungsempfängers, um elektronische Rechnungen zuzustellen. Ab dem 1. Januar 2025 entfällt diese Pflicht für standardisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Nur bei nicht-standardisierten Formaten, wie etwa der PDF, bleibt die Zustimmung weiterhin notwendig.

Wichtig: Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) ändert sich nichts. Hier bleibt die Zustimmung Voraussetzung, um Rechnungen elektronisch übermitteln zu können.

Wie werden E-Rechnungen archiviert?

E-Rechnungen müssen nach den Vorgaben des § 14b UStG digital aufbewahrt werden, damit sie im Prüfungsfall leicht zugänglich, vollständig und unveränderbar sind. Um das zu gewährleisten, braucht es ein sicheres Archivierungssystem.

Die gute Nachricht: Moderne Rechnungsprogramme bieten häufig nicht nur die Möglichkeit der einfachen Rechnungsstellung, sondern ermöglichen auch die sichere Dokumentation derselben.

Auf E-Rechnung umsteigen - Chance für mehr Digitalisierung

Die Einführung der E-Rechnung und der damit verbundene Umstieg auf neue Rechnungsprogramme muss nicht zwangsläufig bürokratischen Mehraufwand bedeuten, sondern kann von Unternehmen auch als Chance genutzt werden, Prozesse insgesamt effizienter und moderner zu gestalten.

Wir alle kennen die ewige Mär der sich dahinschleppenden Digitalisierung in Deutschland, die bürokratischen Hürden und das ewige Versprechen des papierloses Büros. Die Quintessenz aus all dem: Unternehmen und Betriebe müssen in Sachen Digitalisierung selber anpacken, wenn sich wirklich was bewegen soll.

Warum also den Abschied von Word- und Papierrechnungen nicht dafür nutzen, die analoge Dokumentenverwaltung ganz und gar hinter sich zu lassen? Wie das funktionieren kann, zeigen wir im Folgenden.

Rechnungsstellung digitalisieren - Was ist möglich?

Die wichtigste Frage, die sich mit der Einführung der neuen E-Rechnung für Unternehmen stellt, ist die nach dem richtigen Rechnungsprogramm. Ein Blick auf das Angebot zeigt, dass sich hier eine ganze Bandbreite unterschiedlicher Alternativen bietet - von einfachen, lediglich auf die Rechnungsstellung fokussierten Tools bis hin zu umfassenden Softwarelösungen, mit denen sich Arbeitsprozesse und -abläufe tiefgreifend optimieren lassen.

Einfache Rechnungsprogramme wie Lexware, sevDesk oder Debitoor konzentrieren sich auf die grundlegenden Funktionen der Rechnungsstellung. Sie ermöglichen die Erstellung von Rechnungen, die Verwaltung von Kundendaten und bieten oft bereits Unterstützung für Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Moderne Softwarelösungen integrieren die Funktionen einfacher Rechnungsprogramme, erweitern diese aber um Schnittstellen zu anderen Bereichen wie Auftragsmanagement, Lagerverwaltung oder Workflows, wodurch Arbeitsprozesse zentralisiert und optimiert werden können.

Warum moderne Software?

Unternehmen, die über einfache Rechnungstools hinausgehen und sich für moderne Softwarelösungen entscheiden, sorgen also nicht nur dafür, dass ihre Rechnungen künftig im richtigen Format erstellt werden. Sie automatisieren die gesamte Auftrags- und Rechnungsstellung, sorgen für ein komplett papierloses Büro und für effiziente Einsätze ihrer Mitarbeiter. Sie sparen Zeit und Geld, erhöhen ihre Auftragsrate und bringen mehr Flexibilität in ihre Prozesse. Folgende Tools können dabei die einfache Rechnungsstellung effizient ergänzen:

• Automatisierte Workflows: Moderne Lösungen verbinden die Rechnungsstellung mit anderen Bereichen wie Auftragsabwicklung, Lagerverwaltung oder Zahlungsabgleich. Dadurch können wiederkehrende Aufgaben automatisiert und Fehler reduziert werden.
• Integrierte Buchhaltung: Viele Softwarelösungen ermöglichen die nahtlose Integration von Rechnungsdaten in die Buchhaltung. Das spart Zeit und sorgt für eine bessere Übersicht über finanzielle Kennzahlen.
• Kundendatenmanagement: Rechnungsprogramme mit integriertem CRM (Customer Relationship Management) helfen dabei, Kundenbeziehungen zu pflegen und relevante Daten zentral zu verwalten.
• Prozessoptimierung: Neben der E-Rechnung können Unternehmen direkt auf Funktionen wie Projektmanagement, Ressourcenplanung oder Vertragsmanagement zugreifen – alles aus einer einzigen Plattform heraus.
• Zentrales Dokumentenmanagement: Moderne Software macht Papierberge überflüssig. Rechnungen, Verträge und Arbeitsanweisungen werden digital und zentral gespeichert – für schnellen Zugriff, Transparenz und Nachvollziehbarkeit, egal ob im Büro oder unterwegs.

Gut vergleichen, richtig entscheiden!

Wer seine Auftrags- und Rechnungsstellung mit Hilfe moderner Software automatisieren will, sollte allerdings nichts überstürzen und sich bei der Wahl der richtigen Tools ausreichend Zeit lassen.

Hier ist es wichtig, genau auf die eigenen Abläufe zu blicken und klarzustellen, welche Prozesse wie optimiert werden sollen. Denn: Das Software-Angebot ist vielfältig, und nicht jede Lösung passt optimal zu jeden Betrieb oder Unternehmen. In unserem Artikel zur Handwerkersoftware haben wir uns mit diesem Thema eingehen befasst und die wichtigsten Informationen für euch zusammengefasst.

Fazit: Besser früh als spät

Auch wenn die ab dem 1. Januar 2025 geltende Pflicht zur E-Rechnung auf den ersten Blick wie eine bürokratische Hürde wirkt, sorgt sie für eine einheitlichere Rechnungsstellung und erleichtert Transaktionen insgesamt. Unternehmen sollten den bevorstehenden Umstieg nutzen, um über weitere Optimierungen nachzudenken und erwägen, die analoge Dokumentenverwaltung in Gänze hinter sich zu lassen.