Cloud oder eigener Server: Was ist sinnvoller für SHK-Betriebe und Handwerker?

Sowohl die Cloud als auch der eigene Server (on-premise) haben ihre Vor- und Nachteile. In einem zweiteiligen Blogpost erläutern wir, warum wir uns mit mfr seit Anbeginn für eine cloudbasierte Lösung entschieden haben. Dieser erste Post beleuchtet die betrieblichen Aspekte einer Cloudlösung. Im nächsten Beitrag gehen wir gesondert auf die Themen Cybersicherheit und Datenschutz ein, die eine besondere Rolle spielen.

Wie funktioniert die Nutzung einer cloudbasierten Software?

Cloud-Computing bedeutet ganz allgemein, dass eine IT-Infrastruktur wie Speicherplatz, Rechenleistung und / oder eine Software vollständig über das Internet bereitgestellt wird. Das heißt, eine Software, mit der im Unternehmen gearbeitet wird, läuft nicht direkt auf einem eigenen Unternehmensserver sondern auf der Infrastruktur eines Dienstleisters. Über technische Schnittstellen wird dann sichergestellt, dass das eigene Unternehmen (und nur das eigene Unternehmen) auf den Cloudbereich zugreifen kann, der gebucht wurde. Auch mfr ist eine reine cloudbasierte Software – eine sogenannte Software as a Service (SaaS). Sie läuft auf Azure-Servern von Microsoft. Die Server stehen in den Niederlanden, also innerhalb der EU (dazu mehr im zweiten Blogpost).

Ein Grundprinzip von SaaS ist, dass nicht die Software selbst gekauft wird, sondern Nutzungsrechte. Wer beispielsweise mfr nutzen möchte, erhält Zugriff auf die Software für die Anzahl an Nutzern, für die bezahlt wird. Die Anzahl der Nutzer kann flexibel erweitert oder verringert werden.

Zwar läuft die gesamte Software auf dem Cloud-Server. Der Zugriff und das alltägliche Arbeiten erfolgt dennoch über die Endgeräte, die im eigenen Betrieb genutzt werden. Dafür wird ein Client, eine ressourcensparende Schnittstelle mit Nutzeroberfläche, auf dem Endgerät installiert. Eine SaaS funktioniert also ähnlich einer App.

Passt die Cloud-Software zu meiner IT?

Nun ist die Hardware selbst in einem SHK-Betrieb durchaus verschieden. Und wir kennen alle die Unverträglichkeiten zwischen iOS und Windows, zwischen Desktop und Mobilgerät. Dieser Aspekt kann wirklich zu Problemen führen, wenn eine SaaS nur für ein Betriebssystem zur Verfügung steht. Gerade eine Software, die sowohl von den Büromitarbeiter*innen als auch von den Servicetechniker*innen gemeinsam genutzt werden soll, benötigt ein maximales Maß an Flexibilität. mfr wurde von Anfang an als SaaS erdacht und umgesetzt. Alle Funktionen stehen auf allen Geräten zur Verfügung. Egal ob Desktop-Rechner, Laptop, Handy oder Tablett, ob iOS, Windows oder Android.

Ist die Cloud-Software günstiger?

Ja. Und das hat vor allem drei Gründe.

Erstens, Sie müssen für vieles nicht mehr selbst aufkommen. Sie benötigen keinen teuren Server, keine zusätzliche Sicherheitssoftware, kein IT-Personal für die Einrichtung, Betreuung und Wartung. Sie müssen ihr Kapital nicht langfristig binden. Schließlich wird für alles monatlich oder jährlich – und damit absolut transparent und vorausschauend kalkulierbar – abgerechnet. Gerade kleine und mittlere Betriebe haben selten die Ressourcen, um ein größeres IT-Team zu beschäftigen oder in teure Infrastrukturen zu investieren.

Zweitens, Sie kaufen und nutzen die Software absolut bedarfsgerecht. Sicherlich, im ersten Moment ist es ungewohnt, pro Nutzer und Jahr anstelle pro Software zu zahlen. Dieses Abomodell ist jedoch gerade für kleinere Betriebe absolut sinnvoll. Zum einen sind die Kosten für eine Nutzerlizenz immer weit unter den Kosten einer allein stehenden Software. Zum anderen können Sie bedarfsgerecht die Lizenzen kündigen oder erweitern. Wenn also jemand das Team verlässt, bleiben Sie nicht auf der teuer bezahlten Software(lizenz) sitzen. Und wenn das Team wächst, werden neue Instanzen von mfr freigestaltet, und die Neuen können direkt anfangen.

Drittens, sie vermeiden Doppelarbeiten und sparen damit Arbeitszeit. Dadurch, dass alle Mitarbeiter*innen jederzeit von jedem Ort auf die Dokumente und Informationen für einen Auftrag zugreifen können, gibt es keine Abstimmungsschwierigkeiten mehr. Und da die gesamte Auftragsdokumentation digital geführt wird, gehören das umständliche Entziffern, Übertragen, Scannen, Ablegen und Weiterleiten handschriftlicher Aufzeichnungen endlich der Vergangenheit an. Ihr Team kann entweder früher nach Hause gehen oder einfach einen Auftrag mehr pro Tag abrechnen.

Ist die Cloud-Software praktischer?

Wenn Sie Ihren Betrieb digitalisieren, um:

• Projektplanung und Servicetechniker*innen reibungslos zu koordinieren,
• Ihr Team zu befähigen, unabhängig von Ort und Zeit auf alle Unterlagen und Informationen zu einem Projekt (inklusive Verlauf, Absprachen und Berichte) zuzugreifen,
• Ihrem Team auch im Home Office das Arbeiten zu ermöglichen,
• die Dokumentation komplett digital – und damit transparent und sauber – zu erledigen,
• einen lückenlosen Prozess von Auftragseingang und Planung über Durchführung und Materialmanagement bis zu Dokumentation und Rechnungslegung aufzubauen und
• selbst externe Dienstleister oder weitere Standorte einzubinden,

dann ist die Antwort. Absolut!

Gerade weil die Software in der Cloud läuft, können verschiedenste Personen, Prozesse und Standorte ohne weiteres miteinander verbunden und koordiniert werden. So kann beispielsweise die Projektplanung im Auftrag ad-hoc neue Informationen zu den Anlagen beim Kunden ergänzen, während die Servicetechniker*innen bereits dort ist. Weil über die Cloud immer alle Daten synchronisiert werden, kann diese sofort darauf zugreifen. Und selbst wenn – was auf dem Land immer mal passieren kann – das Netz nicht ausreichend ist, ist das kein Beinbruch. Die Servicetechniker*innen arbeiten dann einfach offline in der App und synchronisieren bei nächster Gelegenheit.

Fazit

Aus betrieblicher Sicht ist eine cloudbasierte Software somit gerade für SHK- und Handwerkerbetriebe vorteilhaft. Sie verbindet Leistungsfähigkeit mit Skalierbarkeit und Flexibilität. Dass Sie sich auch bei der Sicherheit und Datenschutz keine Sorgen machen müssen, erläutern wir Ihnen im nächsten Blogpost.