Wie digitalisiere ich als Kaminkehrer meine Betriebsabläufe?

Das Bild des schwarzen Glücksbringers kommt nicht von ungefähr. Seit dem späten Mittelalter sorgen Schornsteinfeger für mehr Sicherheit. Denn Ruß-Ablagerungen und Flugaschen können Kamine und Rauchabzüge schnell verstopfen – und dann drohen schlimmstenfalls Brände, Verpuffungen oder giftige Gase. Kaminkehrer reinigen die Schlote daher regelmäßig, was die Zahl an Feuern in den vergangenen Jahrhunderten enorm gesenkt hat.

Heute sind die 7.500 Innungsbetriebe aber häufig auch in Sachen Umweltschutz unterwegs. Sie führen Messungen durch und kontrollieren, ob Heizanlagen emissionsarm funktionieren. Ihr Know-how ist auch vor Neubauten und Sanierungen gefragt. Entsprechend breit ist das Leistungsportfolio vieler Kaminkehrer und Schornsteinfeger – und auch die Zahl an unterschiedlichen Einsatzorten ist riesig.

Online-Termine und Touren verwalten

Bis auf moderne Messinstrumente ist die Digitalisierung bisher nur wenig bei Kaminkehrern angekommen. Klar, zum Reinigen braucht es vor allem einen Besen. Zum Planen der täglichen Abläufe kann aber ein Smartphone mit einer installierten Handwerker-App sehr hilfreich sein – sie wird auch Field Service Management Software genannt. Diese Erfahrung hat auch Torsten Schröders Betrieb gemacht. „Wir sehen uns schon in einer jahrhundertelangen Tradition – aber wir wollten uns den technischen Neuerungen natürlich nicht komplett verschließen“, meint Schröder. Und so werden seit fünf Monaten die wichtigsten Prozesse seines Betriebs digital organisiert.

Das Herzstück ist eine cloudbasierte Software für Serviceeinsätze – vor allem zur Einsatzplanung und Auftragsabwicklung. Die Kollegin im Innendienst trägt hier alle Kunden- und Auftragsdaten ein und weist sie in einem Online-Kalender den Kaminkehrern des Betriebs zu. Ändert sich etwas, kann sie per Drag & Drop einfach das Ticket verschieben oder einem anderen Kollegen zuweisen – er erhält sofort eine Push-Nachricht aufs Smartphone, so dass keine Abstimmungsanrufe nötig sind.

Bessere Liquidität, mehr Transparenz

Zudem lassen sich in der Software zu jedem betreuten Objekt alle möglichen Daten eintragen – vorherige Messungen, genaue Maße, bisherige Schäden und so weiter. Dies erleichtert es den Kaminkehrern vorab und vor Ort, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Für regelmäßige Kontrolltermine gibt es auch Checklisten, die dabei helfen, dass wirklich jeder notwendige Schritt erledigt wurde. „Auch die digitalen Serviceberichte sind super – da tippen wir alles direkt ins Handy oder nutzen Textvorlagen für standardisierte Aufgaben, laden Fotos vom Einsatzort hoch, tragen unsere Arbeitszeiten sowie die Messdaten ein. Der Innendienst hat dann sofort alle Daten parat. Das hat früher deutlich länger gedauert“, freut sich Torsten Schröder.

Ganz besonders freut es auch seinen Chef: Denn schnellere und sauberere Datenflüsse bedeuten auch, dass sich zügiger Rechnungen stellen lassen. Die Liquidität des Betriebs hat sich deutlich verbessert. Generell läuft seit der Einführung der Einsatzplanungs-Software vieles flüssiger und effizienter. Es braucht weniger Papier und direkte Abstimmungen. Wo früher Kunden-, Feuerstätten- und Messdaten in Karteikarten schlummerten, sind sie heute in wenigen Klicks für alle Mitarbeiter einsehbar. Und wo sonst die Kollegen einfach losgeschickt wurden, erhält heute jeder optimal zusammengestellte Tagesrouten. Die integrierte Karte hilft der Kollegin im Innendienst dabei – zugleich sieht sie durch die GPS-Ortung der Betriebstransporter, wo sich ein Kaminkehrer gerade befindet. So kann sie bei kurzfristigen dringenden Einsätzen schneller reagieren und den passenden Kollegen einteilen.

Der Chef wiederum erhält durch die Dashboards eine völlig neue Transparenz über seinen Betrieb. Anstehendes Auftragsvolumen, Top-Kunden, offene Posten – all das erfährt er in den übersichtlich aufbereiteten Analysen seiner neuen Kundendienst-Software. Für ihn hat sich diese Investition auf jeden Fall ausgezahlt.