Bessere Liquidität für Wasser- und Abwassertechniker – mit dem digitalen Office

Wasser ist eine der wichtigsten natürlichen Ressourcen überhaupt. Jeden Tag benötigen und nutzen wir es. Um die optimalen Wasser- und Abwasserkreisläufe kümmern sich spezielle Betriebe – und auch die müssen immer „flüssig“ bleiben.

Ja, es gibt keine Branche, in der die Metapher „flüssig“ im Sinne von wirtschaftlich liquide sein so gut passt wie bei Wasser- und Abwasserbetrieben. Und Liquidität ist für deren Geschäftsalltag mindestens genauso wichtig wie das echte Nass aus dem Wasserhahn. Das musste auch Sascha Harre feststellen. Er hat den Betrieb seines Vaters übernommen und merkte schnell, dass die bisherige Büro-Organisation mit Papier, Aktenordnern und Rapportzetteln durchaus kritisch für die Liquidität sein kann.

Denn die Kosten seines Betriebs sind nicht zu unterschätzen. Spezielle Abwasser- und Schmutzwasserpumpen, Unmengen an kleinteiligem Zubehör und ein gewachsener Fuhrpark – dies sind nur einige von vielen regelmäßig durchlaufenden Posten. Jede zu spät gestellte Rechnung und jeder langwierige Prozess bei der Erstellung von Angeboten können nach kurzer Zeit bereits zu Liquiditätsengpässen führen. Genauso negativ wirken sich verspätet gezahlte Rechnungen von Lieferanten und Subunternehmern aus. Schlimmstenfalls werden Lieferbeziehungen aufgelöst, sodass wichtige Teile schwer oder nicht mehr verfügbar sind für den eigenen Betrieb.

Rechnungen und Angebote digital aufsetzen

Sascha Harre musste im Backoffice oft selbst nach Feierabend noch die Ablagen prüfen und nachhaken, wenn die Servicetechniker ihre Rapportzettel mit den Arbeitsstunden und verbrauchten Materialien nicht rechtzeitig abgaben – oder sie sehr unleserlich notiert waren. Zugleich stellte er fest, dass Angebote teilweise erst eine Woche nach der Kundenanfrage rausgeschickt wurden. Also wagte er einen digitalen Schritt nach vorn. Seit Kurzem nutzt sein Betrieb eine Cloud Handwerkersoftware, mit der sich in wenigen Klicks Angebote und Rechnungen erstellen lassen. Sie ist außerdem mit einer Software zur digitalen Einsatzplanung und Auftragsabwicklung verknüpft. Und da alle Daten in einem virtuellen Speicher liegen, können sowohl die Mitarbeiter im Büro als auch die Servicetechniker für Wasser- und Abwassertechnik auf die Daten zugreifen. Vom Computer, Tablet oder Smartphone – alle sind jeweils auf dem neuesten Stand.

Mithilfe von fertigen Textbausteinen, den hinterlegten Produktdaten und Endkundenpreisen ist es nun möglich, dass die Servicetechniker nach einem Auftrag über das Tablet alle erledigten Schritte und verbrauchten Materialien dokumentieren und speichern. Einen Augenblick später sind diese Daten im Büro einsehbar, wo direkt eine Abschlags- oder Schlussrechnung erstellt werden kann. Hierbei lassen sich einige Prozesse sogar automatisieren, so dass die Rechnungen noch fixer per E-Mail versendet werden. Inklusive fehlerfreier Adressdaten und korrekt durchlaufender Rechnungsnummern.

Mehr wirtschaftliche Transparenz durch Dashboards

Die moderne Handwerkersoftware ist dabei so leicht und intuitiv bedienbar, dass sie selbst von älteren Kollegen schnell angenommen wurde. Für Sascha Harre hat sie Software noch weitere Vorteile: Zum einen kann er sich auf eine sichere und übersichtliche Ablage von sämtlichen Angeboten und Rechnungen verlassen.

Zum anderen hält die Cloud Handwerkersoftware verschiedene Dashboards bereit. Durch sie bekommt er einen lückenlosen Überblick über offene Rechnungen und Angebote, ein Ranking zu wichtigen Kunden sowie eine Prognose der demnächst anstehenden Aufträge. Auch diese Transparenz sorgt dafür, dass sein Abwasser- und Wasserbetrieb liquider als vorher ist. Und dies ist eine gute Basis, um in Zukunft weiter und gezielter zu investieren.

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