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Wenn Beraterfirmen in Unternehmen kommen, um Abläufe zu “optimieren”, wird schnell von der Automatisierung von Abläufen geredet. Dabei wird selten ernsthaft darüber nachgedacht, was eigentlich sinnvoll ist zu automatisieren – geschweige denn, wie das in die bestehenden Arbeitsprozesse eingebettet werden kann.Viel eher wird der umgekehrte Weg gegangen: Es wird automatisiert, was die Software automatisieren kann. Die etablierten Prozesse des Unternehmens werden an die Software angepasst. Wenn etwas nicht in die Software passt, werden komplizierte bis unsinnige Workarounds vorgeschlagen. Das klingt nicht nur falsch. Es bringt auch niemand etwas – von den Beratern und dem assoziierten Softwareunternehmen mal abgesehen.
Was Automatisierung leisten muss
Automatisierte Erstellung projektbezogener Checklisten mit Mobile Field Report.
Gehen wir einen Schritt zurück. Was muss eine Software, welche die Abläufe automatisieren soll, eigentlich leisten? Ich sehe hier vor allem drei Faktoren:
Letztlich ist Automatisierung immer eine Gratwanderung zwischen voller Automatisierung und gut durchdachten, funktionierenden menschlichen Arbeitsschritten. Eine Automatisierungssoftware muss deshalb immer noch dem Nutzer und dem Unternehmen dienen. Nicht umgekehrt.
Einfache Erstellung eines versendbaren Wartungsberichts per Mousecklick aus der ausgefüllten Wartungs-Checkliste. Der Bericht wird automatisch am richtig Ablageort abgespeichert und an den Kunden versenden.
Was macht also bei Unternehmen der SHK-Branche, des Facility Management und ähnlicher Wartungs- und Installationsdienstleistungen an Automatisierung Sinn?Es sind vor allem die Abläufe die entweder nervig, zeitaufwändig oder langweilig sind.Dazu gehören in der Regel:
Die automatisierte Bearbeitung dieser Aufgaben sollte dabei auch nicht bei der Ersterstellung oder dem Schnittstellen-Management weiter kompliziert sein. Eine Software, deren Inbetriebnahme über ein halbes Jahr dauert, bringt niemandem etwas.Deshalb empfiehlt es sich, auf die Datenformate der automatisierten Erstellung zu achten. Wird z. B. bei der Checklisten-Erstellung ein proprietäres Format gefordert, welches nur mit Hilfe der Software-Firma bearbeitet werden kann? Oder wird eine Standard-Schnittstelle wie XML verwendet? Ist die Datenintegration unkompliziert? Solche Details können schnell darüber entscheiden, wie viel ein Unternehmen wirklich mit der Automatisierungssoftware einspart. Denn Software-Unternehmen sind es gewöhnt, vor allem durch Nachaufträge ihr Geld zu verdienen.Wie am Ende solch ein automatisierter Ablauf aussehen kann, habe ich in meinem Blogbeitrag “Digitalisierung der Wartung dank mobiler Dokumentation” analysiert. Vielleicht finden Sie sich dort wieder.Wenn Sie erfahren wollen, wie das Mobile Field Report Ihre Automatisierung unterstützt und Ihnen viel Arbeitszeit und Frust erspart, vereinbaren Sie ein Webinar oder testen Sie unser kostenloses Demo.
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Kaum ein Handwerker wird so sehr mit „Glück“ assoziiert wie der Schornsteinfeger bzw. Kaminkehrer. Doch nicht nur er bringt Glück – auch die Digitalisierung macht Schornsteinfegerbetriebe zunehmend glücklicher.
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