Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung

Seit 2023 gilt auch in Deutschland ein Gesetz zur verpflichtenden Zeiterfassung in allen Arbeitsstätten. Was bedeutet das und worauf muss man achten?

Es gibt viele verschiedene Gründe, warum Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen lassen. In einigen Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, in manchen dient es dabei dem Schutz der Angestellten und in anderen Ländern soll es helfen, Produktivitätsprobleme zu lösen.

Die Erfassung der Arbeitszeit kann für Angestellte eine große Belastung darstellen. Dies kann vor allem dann der Fall sein, wenn sie mit einem komplizierten System oder einem schwierigen Prozess verbunden ist.

Wir erklären euch hier, was gesetzlich vorgeschrieben ist, warum eine gute Zeiterfassung wichtig ist und mit welchen Kosten man rechnen muss.

1. Rechtliche Grundlage der Zeiterfassungspflicht

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im September 2022 in einem Grundsatzurteil klargestellt, dass eine generelle Pflicht besteht, die Arbeitszeit zu erfassen. Dabei beruft sich das BAG auf ein bereits im Mai 2019 gefälltes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH).

Schon vor drei Jahren hatte dieser im sogenannten Stechuhr-Urteil die Mitgliedstaaten in die Pflicht genommen, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Nach dem EuGH-Urteil ist in Deutschland aber zunächst nichts passiert. Das Bundesarbeitsgericht ist mit der neuerlichen Entscheidung nun vorangegangen und setzt damit einen wichtigen Meilenstein für mehr Transparenz bei der Erfassung von Arbeitszeiten.

2. Pflichten des Arbeitgebers

Fakt ist: Der Arbeitgeber ist für die ordnungsgemäße Zeiterfassung seiner Angestellten verantwortlich. Er muss sicherstellen, dass jeder Angestellte seine Arbeitszeit genau erfasst und dass die Protokollierung der Arbeitszeiten den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.

Eine Zeiterfassungssoftware bietet dem Arbeitgeber eine Vielzahl an Vorteilen. Zum einen kann er damit die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter erfassen und gleichzeitig auswerten, was Fehler reduzieren kann und für mehr Transparenz sorgt. Zum anderen kann er im besten Fall die Produktivität seiner Mitarbeiter steigern und eine Vielzahl von Prozessen optimieren.

3. Pflichten der Arbeitnehmer

Die meisten Arbeitgeber verwenden inzwischen ein elektronisches Zeitmanagement-System, um die genauen Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu erfassen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Arbeitnehmer keine Pflichten mehr bei der Zeiterfassung haben. Im Gegenteil: Die Angestellten müssen weiterhin sorgfältig darauf achten, ihre Arbeitszeiten korrekt zu erfassen.

Eine häufige Fehlerquelle bei der elektronischen Zeiterfassung ist, dass die Angestellten ihre Pausen nicht korrekt erfassen oder sie als Arbeitszeit abbuchen. Richtig wäre es, die Pausen genau so einzutragen, wie sie tatsächlich stattfinden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der korrekten Zeiterfassung ist die genaue Erfassung der Arbeitsbeginn- und -endzeiten. Viele Angestellte machen den Fehler, ihre Arbeitszeit erst dann zu beginnen, wenn sie mit der eigentlichen Arbeit starten. Doch bereits das Anziehen der Arbeitskleidung oder das Herrichten des Schreibtisches zählen zur Arbeitszeit und müssen dementsprechend erfasst werden. Auch das Verlassen des Büros am Ende des Arbeitstages sollte genau protokolliert werden, damit keine Unklarheiten entstehen.

Insgesamt gilt: Je genauer die Angestellten ihre Arbeitszeit erfassen, desto besser können sowohl sie selbst als auch ihr Arbeitgeber nachvollziehen, ob und wie viel Zeit sie tatsächlich gearbeitet haben.

4. Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht

Ausnahmen in Sachen Zeiterfassung gibt es nur noch wenige. Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts müssen ab sofort alle Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit erfassen. Arbeitgeber müssen entsprechende Vorlagen oder Tools bereitstellen, um die Zeiterfassung nachvollziehbar und möglichst unkompliziert bereitzustellen.

Zu den wenigen ausgenommenen Berufsgruppen gehören zum Beispiel Selbstständige und Beamte. Aber auch Studierende, Auszubildende sowie Arbeitnehmer in Führungspositionen oder Geschäftsführer sind nicht von der Zeiterfassungspflicht betroffen.

Fazit

Glücklicherweise gibt es heutzutage viele verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu erfassen. Die meisten Unternehmen verwenden mittlerweile eine Software, um die Arbeitszeit ihrer Angestellten zu erfassen. Diese Software ermöglicht es den Angestellten, ihre Arbeitszeit selbst festzuhalten und zu überwachen. Dadurch wird nicht nur die Erfassung der Arbeitszeit vereinfacht, sondern auch die Kontrolle über die eigene Zeit verbessert.

Wenn du nach einer Zeiterfassungssoftware suchen, um deine Arbeitszeit zu erfassen, gibt es einige Dinge, die du beachten sollten.

• Zunächst einmal sollte die Software einfach und intuitiv zu bedienen sein.
• Zweitens sollte sie den Angestellten die Möglichkeit bieten, ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten.
• Drittens sollte sie helfen, Produktivitätsprobleme zu lösen, anstatt sie zu verursachen.
• Und viertens sollte sie natürlich auch kostengünstig sein.