Anfahrtskosten im Handwerk: Warum sich Tracking lohnt

Handwerker, die ihre Anfahrtskosten genau im Blick behalten, können sich dadurch nicht nur steuerliche Vorteilesichern, sondern auch auf anderen Ebenen punkten. Eine genaue und transparente Berechnung der Fahrtkosten steigert die Kundenzufriedenheit, ermöglicht die Analyse von Fahrtwegen und schafft somit die perfekte Grundlage für nachhaltige Prozessoptimierungen, wodurch wiederum entscheidende Wettbewerbsvorteile gesichert werden können.

Um von diesen Vorteilen profitieren zu können, benötigen Handwerker allerdings die passenden Tools: Fahrtwege müssen exakt getrackt, berechnet und ausgewertet werden können. Außerdem müssen neben den direkten Kosten auch indirekte Kosten - beispielsweise die Abschreibungen der Fahrzeuge - berücksichtigt werden.

Warum es sich dennoch lohnt, auf eine individuelle Fahrtkostenberechnung zu setzen, und welche Tools dafür notwendig sind, erfährst du in diesem Blog-Beitrag.

Anfahrtskosten im Handwerk: Besondere Herausforderungen

Für Handwerksbetriebe mit Außendienst gehört die Berechnung von Anfahrtskosten zum Tagesgeschäft. Insbesondere die exakte Berechnung individueller Fahrtwege kann sich jedoch als schwierig erweisen. Grund dafür sind brancheninterne Faktoren wie häufig wechselnde Einsatzorte und dementsprechend unterschiedlich lange Fahrtstrecken. Darüber hinaus müssen bei einer exakten Berechnung neben den direkten Kosten auch die indirekten Kosten berücksichtigt werden.

Direkte Kosten

• Kraftstoffverbrauch: Schwankende Preise und Verbrauch je nach Strecke
• Fahrzeugverschleiß: Abnutzung durch regelmäßige Fahrten
• Wartungskosten: Regelmäßige Inspektionen und Reparaturen
• Versicherungen: Fahrzeuge müssen abgesichert sein
• Arbeitszeit während der Fahrt: Zeit, die Mitarbeiter im Fahrzeug verbringen

Indirekte Kosten

• Fahrzeugabschreibungen: Der Wertverlust des Fahrzeugs über die Zeit
• Versicherungen: Regelmäßige Kosten für Haftpflicht-, Kasko- und weitere Fahrzeugversicherungen
• Kfz-Steuern: Gesetzlich vorgeschriebene Abgaben, die unabhängig von der Nutzung des Fahrzeugs anfallen

Trotz dieser Herausforderungen lohnt sich eine genaue Berechnung der Anfahrtskosten in vielfacher Hinsicht. Sie schafft nicht nur mehr Transparenz für deine Kunden, sondern bietet auch die Grundlage für betriebswirtschaftliche Kalkulationen. Mit weiteren Analyse- und Auswertungstools kombiniert, kann ein genaues Tracking demnach zu nachhaltigen Einsparungen führen. Hinzukommen steuerliche Vorteile, auf die wir am Ende dieses Blogs explizit eingehen.

Anfahrtskosten im Handwerk berechnen

Bevor wir uns die Vorteile individueller Anfahrtskosten-Berechnungen genauer anschauen, wollen wir zunächst einen Blick auf einige Methoden werfen, die im Handwerk nach wie vor weit verbreitet sind.

1. Pauschalberechnung

Bei dieser Berechnungsmethode wird ein fester Betrag für die Anfahrt bestimmt, unabhängig von der tatsächlichen Entfernung oder der benötigten Fahrzeit.

• Beispiel: Ein Pauschalbetrag von 25€

Besonders kleinere Handwerksbetriebe greifen häufig zur Pauschalberechnung, da sie einfach umsetzbar und mit einem geringen Verwaltungsaufwand verbunden ist. Der Nachteil: Die Pauschale spiegelt nicht die tatsächlichen Kosten wider, was beispielsweise bei sehr kurzen Anfahrten ungerecht wirkt.

2. Berechnung nach gefahrenen Kilometern

Bei dieser Methode werden die Anfahrtskosten anhand der tatsächlich gefahrenen Strecke berechnet. Der Betrieb legt dabei einen Kilometerpreis fest, der auf die gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückweg) angewendet wird.

• Beispiel: 0,30 € pro Kilometer

Die Berechnung nach gefahrene Kilometern gilt als besonders transparent und nachvollziehbar, da sie - anders als die einfache Pauschale - die tatsächliche Strecke berücksichtigt. Der Nachteil: Die Abrechnung kann bei längeren Fahrten teurer wirken, was für manche Kunden abschreckend sein kann. Außerdem erfordert die genaue Dokumentation der Kilometer einen höheren Verwaltungsaufwand.

3. Berechnung über Entfernungszonen

Bei der Berechnung über Entfernungszonen wird das Einzugsgebiet des Betriebs in verschiedene Zonen unterteilt, die jeweils mit einem festen Betrag belegt sind.

• Beispiel: Zone 1 (bis 10 km) pauschal 10 € / Zone 2 (10–20 km) pauschal 20 € / Zone 3 (20–30 km) pauschal 30 €

Die Zonenberechnung kombiniert Einfachheit und Flexibilität und eignet sich besonders für Betriebe, deren Mitarbeiter regelmäßig in definierten Gebieten unterwegs sind. Der Nachteil: In Einzelfällen kann die Methode ungenau wirken, z. B. bei Fahrten nahe der Zonen-Grenzen, was aus Kundensicht als ungerecht empfunden werden kann.

4. Kombination aus Pauschale und Kilometerpreis

Oft kombinieren Handwerksbetriebe die Berechnung nach gefahrenen Kilometern mit einem Pauschalbetrag. So kann die Abrechnung flexibler und gerechter gestaltet werden. Dabei wird zunächst eine Pauschale für eine definierte Grundstrecke (in der Regel 10 - 20 Kilometer) berechnet, während für darüber hinausgehende Kilometer ein zusätzlicher Kilometerpreis angesetzt wird.

• Beispiel: Eine Pauschale bis 10 Kilometer (20 €) und anschließend 0,30 € pro zusätzlichem Kilometer.

Diese Kombination ermöglicht es, kurze Anfahrten pauschal und längere Fahrten differenzierter abzurechnen. Der Vorteil: Transparenz und Flexibilität. Der Nachteil: Der Verwaltungsaufwand kann höher ausfallen.

Anfahrtswege digital erfassen und berechnen

Mit Hilfe moderner Softwarelösungen können Handwerker ihre Anfahrtswege genau erfassen und ihre Einsätze nachhaltig optimieren. Für Kunden bietet sich so eine transparente und nachvollziehbare Preisberechnung, während die Betriebe selbst von weniger Kraftstoffverbrauch profitieren, da sie dank sauberer Abläufe Leer- und Doppelfahrten vermeiden.

1. Fahrtkosten mit Flottenmanagement-Software berechnen

Betriebe, die sich bei der Optimierung speziell auf das Tracking ihrer Mitarbeiter und deren Fahrten konzentrieren wollen, können zu einer Flottenmanagement-Software wie Flottr greifen.

Diese Lösungen bieten spezielle Tools für GPS- und OBD-Tracking, womit Fahrten in Echtzeit getrackt und automatisch in ein digitales Fahrtenbuch übertragen werden können. Fahrtkosten können so individuell nachvollzogen werden, wobei gefahrene Kilometer, dafür in Anspruch genommene Arbeitszeit sowie indirekte, den Fahrzeugzustand betreffende Kosten automatisch berücksichtig werden. Da alle Daten automatisch Dokumentiert werden, sind spätere Analysen, Optimierungen und Abrechnungen problemlos möglich.

2. Prozessoptimierung mit Field Service Management-Software

Handwerker, die nicht nur ihre Anfahrtskosten präzise berechnen wollen, sondern auch an tiefergehende Prozessoptimierungen interessiert sind, profitieren von einer Field Service Management (FSM)-Software wie mfr. Diese Lösungen bieten ein umfangreiches Arsenal an Funktionen, mit denen sich Betriebsabläufe in der Breite automatisieren und effizienter gestalten lassen, wodurch Zeit und Kosten gespart werden können.

Fahrtkosten digital erfassen: Die wichtigsten Tools

• GPS-Tracking: Erfasst automatisch gefahrene Routen und Kilometer, vermeidet manuelle Fehler und ermöglicht eine lückenlose Dokumentation zur Analyse von Anfahrtskosten.
• OBD-Stecker: Liefert Daten zu Kraftstoffverbrauch und Fahrzeugverschleiß, um Kosten exakt aufzuschlüsseln.
• Routenplanung: KI-gestützte Berechnung der optimalen Fahrwege spart Fahrzeit und senkt Kraftstoffkosten.
• Einsatzplanung: Kombiniert nahegelegene Aufträge und minimiert Leerlaufzeiten sowie unnötige Fahrten.
• Mobile App: Vereinfacht die Kommunikation zwischen Büro und Außendienst, ermöglicht schnelle Anpassungen bei Routen oder Einsatzzeiten.

Ein zentraler Vorteil der softwaregestützten Berechnung von Anfahrtskosten ist die Transparenz für Kunden: Sie erhalten eine detaillierte und nachvollziehbare Abrechnung, die auf klar aufgeschlüsselten Daten basiert. Gleichzeitig sorgt die präzise Dokumentation der Fahrtwege dafür, dass Routen und Prozesse kontinuierlich optimiert werden können, wodurch die betriebliche Effizienz steigt und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gesichert wird.

Anfahrtskosten steuerlich absetzen

Handwerker können ihre Fahrtkosten als Betriebsausgaben absetzen. Je nachdem, ob das Unternehmen auf Pauschalabrechnungen oder die individuelle Erfassung der Fahrtwege mittels Tracking setzt, ergeben sich dabei unterschiedliche Möglichkeiten.

Pauschalberechnungen werden in der Regel ohne Weiteres vom Finanzamt anerkannt - vorausgesetzt, die Beträge sind realistisch kalkuliert und gut dokumentiert. Nachteil hierbei: Die tatsächlichen Mehrkosten sind nicht steuerlich absetzbar.

Beim Tracking mit Software werden Fahrtkosten präzise erfasst und dokumentiert – inklusive Kilometer, Zeit und Verschleiß. Das bietet maximale Transparenz, klare Nachweise und ermöglicht, alle tatsächlich angefallenen Kosten steuerlich geltend zu machen.