All-In-One-Service-Software – notwendig für SHK-Betriebe?

„Alles aus einer Hand“ – dies ist ein Argument, mit dem viele SHK-Betriebe bei ihren Kunden punkten können. Aus gutem Grund: Je weniger unterschiedliche Partner, desto einfacher ist die Kommunikation und umso reibungsloser laufen die einzelnen Prozesse auf der Baustelle ab. Und bei späteren Wartungen und Reparaturen wissen die ursprünglich beauftragten Handwerker sofort, was vor Ort verbaut wurde. Sie kennen „ihre“ Anlagen aus dem ff – egal ob Wasserrohr, Klimatechnik oder Heizungskeller.

Beim Thema Software verhält es sich ganz ähnlich. Natürlich ist es möglich, das Tagesgeschäft mit mehreren Programmen zu stemmen – da werden mit einer Textsoftware Angebote geschrieben, in Excel Arbeitszeiten und Kundendaten erfasst sowie in einem Google-Kalender Termine hinterlegt. Effizient und nutzerfreundlich sind diese sogenannten Insellösungen jedoch meist nicht.

Immer aktuelle Daten, auf allen Geräten

Zum einen besteht die Gefahr, dass Daten in unterschiedlichen Systemen nicht einheitlich sind. Entweder, weil sich ein Mitarbeiter im Büro händisch darum kümmern muss und vergisst, Änderungen überall einzutragen. Oder weil technische Schnittstellen nicht funktionieren. Insbesondere beim Update eines Programms kann das durchaus passieren. Ändert sich später ein Kundenkontakt, weiß das zwar der Innendienstler, aber nicht der Handwerker unterwegs. Bei All-In-One-Software-Lösungen greifen dagegen alle Mitarbeiter eines SHK-Betriebes auf eine permanent aktuelle Datenbasis zurück – vom Angebot und Auftrag über Checklisten und Serviceberichten bis zur Tagesroutenplanung und Zeiterfassung.

Handelt es sich zudem um eine cloudbasierte Lösung, spielt es noch nicht einmal eine Rolle, auf welchem Gerät die Daten abgerufen werden. PC, Mac, Smartphone, Tablet – überall und jederzeit finden sich saubere Daten. So brauchen sich kleine bis mittlere SHK-Betriebe keine Gedanken über EDV-Kompatibilitäten, zu knappe Speicherkapazitäten und regelmäßige Software-Updates machen – die Cloud-Version ist immer auf dem aktuellsten Stand.

Eine vertraute digitale Umgebung durch einheitliche Benutzeroberflächen

Hinzu kommt: Mitarbeiter müssen sich bei einer All-In-One-Software nur einmal zentral anmelden – und nicht bei mehreren Programmen mit verschiedenen Passwörtern. Dies erleichtert und beschleunigt enorm die Arbeit mit den Software-Anwendungen. Und es verhindert, dass ein Handwerker wegen eines vergessenen Passworts nicht auf seine Auftragsdaten zugreifen kann.

Was nicht unterschätzt werden sollte, ist die einheitliche Benutzeroberfläche von Komplettlösungen. Anders als bei mehreren Anwendungen müssen die Mitarbeiter nicht mit diversen Oberflächen zurechtkommen, sondern erledigen verschiedenste organisatorische Aufgaben in einer vertrauten digitalen Umgebung. Besonders bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter macht sich dies schnell bemerkbar: Sie benötigen nur eine Einweisung in ein Programm, schon kann es losgehen.

Neue Transparenz über interne Abläufe

Ein weiterer Vorteil von All-In-One-Lösungen: Durch die gemeinsame Datenbasis liefern sie wertvolle Reportings – über die Anzahl der erledigten Aufträge im letzten Monat zum Beispiel oder die Aktivitäten der Mitarbeiter. Dies schafft gerade in vorher nicht digitalisierten SHK-Betrieben eine völlig neue Transparenz, die dabei hilft, bisherige Abläufe zu optimieren. Mit Insellösungen ließe sich das schwerer umsetzen.

Unser Fazit: All-In-One-Service-Software lohnt sich auch für SHK-Profis. Sie bündeln die wichtigsten Aufgaben in einer konstant aktuellen Software und können sich mehr denn je auf ihr Kerngeschäft und die Qualität des Kundendienstes konzentrieren. Bei Anpassungen, Problemen oder Schulungen im Umgang mit einer All-In-One-Lösung reicht ein Anruf, Chat oder eine E-Mail bei einem Anbieter. So kommt der „Alles aus einer Hand“-Gedanke auch den SHK-Betrieben zugute.