Ohne Papier, ohne Verzögerung – Materialverbrauch über mobiles Lager erfassen

Die Materialverwaltung raubt vielen Handwerksbetrieben jede Menge Zeit und Nerven. Wie sich das digital optimieren lässt, zeigt unsere neue Story.

”Wer effiziente Einsätze planen möchte, muss unbedingt das Material mitbedenken“ – dies meint Karsten Böhm. Er disponiert für einen mittelständischen Sanitär- und Heizungsbetrieb die täglichen Touren. Bis vor wenigen Jahren war das mit viel Papier, noch mehr Anrufen und einigen Umwegen verbunden. Denn oftmals war nicht klar, welche Materialien für welchen Auftrag verwendet wurden. Oder es fehlten im Hauptlager Artikel, die laut Inventarliste noch vor Ort sein sollten. Auch eine selbst entwickelte Excel-Liste konnte nicht wirklich helfen. Sie war einfach nie auf dem neuesten Stand – und es existierten mehrere Varianten.

Dabei ist die Materialverwaltung von zentraler Bedeutung, um Aufträge effizient, pünktlich und exakt erledigen zu können. Kommt ein Servicetechniker mit den falschen Ersatzteilen beim Kunden an, muss er zurück ins Hauptlager oder zum Großhändler. Die Folge: Zeit geht verloren, die Benzinkosten steigen und die Kunden sind genervt.

Gute Erfahrungen mit dem Mobilen Lager

Böhms Betrieb probierte es schließlich mit einer cloudbasierten Handwerker-Software. Sie ist sowohl für die Mitarbeiter im Innendienst als auch für die Servicetechniker nutzbar – und alle arbeiten mit synchronen Daten. In der Cloud sind sie von jedem Gerät aus abruf- und aktualisierbar. Neben der gesamten Einsatzplanung und Auftragsabwicklung kann Karsten Böhm mit ein paar Klicks auch gleich die passenden und notwendigen Artikel zu jedem Auftrag hinterlegen und dazu buchen. Der Servicetechniker weiß dann, was er mitnehmen muss und ergänzt die Materialliste bei Bedarf einfach  mit einem Scanner oder der Tastatur.

”Richtig gut ist ein Zusatzmodul für mobile Lager“, erzählt Böhm. Gemeint ist eine Funktion, die es erlaubt, jeden Lieferwagen des Betriebs zu einem eigenen Lager auszuweisen. Hier ein Beispiel: Ein Handwerker braucht Material für die Erneuerung einer Heizungsanlage. Also scannt er alle nötigen Bauteile vom Hauptlager in sein mobiles Lager. Ist der Auftrag abgearbeitet, weist er die Artikel dem jeweiligen Auftrag zu und bucht sie damit automatisch aus seinem Lager aus. Auf diese Weise bleiben alle Materialflüsse im Betrieb nachvollziehbar und lassen sich konkreten Aufträgen und Kunden zuweisen.

Schneller reagieren bei spontanen Einsätze

Dies erleichtert nicht nur die regelmäßige Buchhaltung und Materialinventur. Es sorgt auch für einen Echtzeit-Überblick. Und der ist besonders bei kurzfristigen Einsätzen wie Havarien, Notdiensten oder Planänderungen von Vorteil. ”Durch das Mobile-Lager-Plug-in sehe ich in wenigen Klicks, welcher Techniker die notwendigen Teile für einen spontanen Einsatz an Bord hat. Hat er zufällig noch Kapazitäten und ist nicht so weit weg vom Einsatzort, kann ich ihn direkt hinschicken – ohne, dass er nochmals zu uns ins Hauptlager muss“, erklärt Böhm.

Dadurch ist sein Betrieb heute deutlich reaktionsschneller unterwegs. Und er spart viel Zeit und Papier für nachgelagerte Dokumentationen und Abrechnungen. Denn die Techniker können direkt auf dem Tablet von unterwegs den Auftrag abschließen, die verwendeten Materialien hinterlegen und aus ihrem Wagen ausbuchen.

Moderne Software-Lösungen für Handwerker unterstützen aber auch bei der Beschaffung neuer Materialien. Durch verschiedene Schnittstellen wie die zum KlarPris-Portal kann Karsten Böhm direkt die Preise verschiedener Großhändler vergleichen und beim jeweils günstigsten Preis zuschlagen. Oder er stellt für wichtige durchlaufende Posten Limits ein – sobald etwas eine bestimmte Mindestanzahl im Lager erreicht, wird automatisch nachbestellt. So kommt es bei essentiellen Teilen quasi nie zu Engpässen – und damit auch nicht zu Verzögerungen bei Aufträgen.

Das Bild zeigt die Anzahl der Positionen im mobilen Lager

”Durch die App haben wir erstmals ein Tool, das uns ein unkompliziertes und effizientes Material-Handling ermöglicht“, freut sich Disponent Karsten Böhm.

 

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