Betriebs-Performance im Kundendienst - mit Dashboards

Transparenz wird immer essentieller, um einen Handwerksbetrieb gut zu führen und langfristig gezielt weiterzuentwickeln. Dashboards sind dafür die besten Werkzeuge und eine wichtige Basis, um wirtschaftlich sinnvolle Entscheidungen treffen zu können. Hier

Es ist Montag früh und Sarah Schoner fährt ihren Rechner hoch. Der erste Schritt einer jeden neuen Woche führt sie zu dem Dashboard ihrer Software zur Einsatzplanung und Auftragsabwicklung. Als sie den Heizungs- und Sanitärbetrieb ihres Vaters übernommen hat, war dies eine ihre ersten Aktionen. Während ihres BWL-Studiums hatte sie ein Praktikum bei einem anderen großen Handwerksbetrieb in ihrer Uni-Stadt absolviert. Dort kam sie erstmals in Kontakt mit einer Handwerker Software.

Neben der einfachen Möglichkeit, Kundendaten zu hinterlegen, allen Handwerkern Aufträge zuzuweisen und effiziente Touren für sie zu planen, begeisterte sie vor allem ein Feature: das Dashboard. Es bündelte viele Daten zu wichtigen Prozessen, Personen und Kategorien. Für sie stand schnell fest, dass dies auch ihren künftigen Familienbetrieb voranbringen würde.

Individuell zusammengestellte Übersichten und Auswertungen für Kundendienst

Nach einer längeren Recherche fand Sarah eine cloudbasierte Software-Lösung, die Einsatzplanung, Auftragsabwicklung und Dashboards in sich vereinte. Ein Argument für die Cloud-Variante war die Synchronität aller Daten – bei allen Mitarbeitern sind die Einträge immer aktuell, auch unabhängig von welchem Gerät aus sie darauf zugreifen. Denn da die Daten in der Cloud gespeichert sind, lassen sich Termine, Serviceberichte und eben auch die Dashboards gleichermaßen auf dem Rechner, Smartphone oder Tablet anschauen.

Das Dashboard selbst ist individuell anpassbar. Auf Wunsch können bestimmte Funktionen aktiviert oder deaktiviert und in unterschiedlichen Größen dargestellt werden. ”So kann ich mir ein maßgeschneidertes Dashboard zusammenstellen, das zu meinem Betrieb passt und mir jederzeit einen aktuellen Überblick zu den wichtigsten Prozessen gibt”, erzählt Sarah.

Zum Beispiel findet die Geschäftsführerin im Dashboard ihrer Handwerker Software eine quantitative Chart-Übersicht zu verschiedenen Auftragsstatus – etwa wie viele Aufträge offen, in Bearbeitung oder sehr dringend sind. Darüber hinaus erkennt sie auf einem Blick, wie produktiv jeder einzelne Mitarbeiter ist und wie viele Kilometer sie jeweils unterwegs sind. Hilfreich sind auch integrierte Analysen, die schnell deutlich machen, ob die Zahl an Neukunden und neuen Aufträgen steigt oder fällt – und welche Kunden für den meisten Umsatz sorgen.

Mit dem Aktivitäten-Ticker sieht Sarah außerdem, welche Anfragen und Bestellungen momentan von den Mitarbeitern bearbeitet werden. Interessant für Verhandlungen mit Großhändlern oder Herstellern ist auch die Übersicht über die am meisten verkauften Produkte. So kann sie bei der nächsten Verhandlungsrunde bessere Rabatte aushandeln.

Datenbasiert statt auf Sicht

Auf jedem Fall haben die verschiedenen Dashboards dem Betrieb zu deutlich mehr Transparenz verholfen. Erstmals können Prozesse und Aspekte des Unternehmens datenbasiert beurteilt werden. Früher wäre dafür eine aufwendige Inventur oder Aktenordner-Recherche nötig gewesen. Kein Wunder, dass ihr Vater das sehr ungern gemacht hat und dementsprechend eher auf Sicht und aus dem Bauch heraus den Betrieb geführt hat.

Das lief zweifelsohne gut. Aber durch Sarahs Einsatz für eine digitale Auftragsabwicklung können betriebliche Entscheidungen nun viel gezielter und exakter getroffen werden. Die Frage nach den täglichen Kilometern der Mitarbeiter ist beispielsweise wichtig, um die Umstellung der Flotte auf Elektrofahrzeuge auf Basis von fundierten Zahlen steuern zu können. Zudem liefern die Dashboards und geschäftlichen Auswertungen wertvolle Hinweise darauf, wenn zu viele Aufträge eskalieren oder mehr in die Akquise von Neukunden investiert werden sollte.

”Mein Vater war erst skeptisch, weil er meinte, dass es auch ohne den Datenkram ginge – seit aber das Potenzial der Dashboards live erlebt, denkt er anders“, meint Sarah. Für sie hat sich das Investment in die Handwerker Software voll und ganz gelohnt.

 

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