Digitalisierungs-Helden: WEISS Hygiene-Service GmbH

Mehr geht immer

Wie schafft man es, mit nur 17 Außendienstler:innen 500 Aufträge pro Woche zu bearbeiten?

500

Aufträge pro Woche

90%

weniger Papier

100%

glückliche Mitarbeitende

Steckbrief

Als mittelständischer Betrieb blickt die WEISS Hygiene-Service GmbH auf über 110 Jahre Schädlingsbekämpfung und -abwehr zurück. Schon immer waren hohe Ausführungsqualität, Terminflexibilität und Schnelligkeit die Kernwerte für den geprüften Schädlingsbekämpfungsbetrieb. Kein Wunder, dass neben Privatkunden auch große Facility-Management-Unternehmen, Behörden, Bauträger, Hotels sowie Gastronomie- und Transportunternehmen der Kompetenz des insgesamt 25-köpfigen Teams vertrauen.

Firma: Weiss Hygiene-Service GmbH
Branche: Schädlingsbekämpfung und -abwehr
Hauptsitz: Frankfurt a.M., Rhein-Main-Gebiet
Mitarbeitende: 25
Gründungsjahr: 1910
mfr® im Einsatz seit: Januar 2021
Web: Zur Webseite von Weiss Hygiene

Die Ausgangssituation

Die Herausforderungen

  • Jährlich tausende Aufträge bearbeiten
  • Schnell auf Anfragen reagieren
  • Kleines Team optimal koordinieren

Mit gut 70 Aufträgen pro Tag hatte WEISS Hygiene bereits im Jahr 2020 alle Hände voll zu tun. Da bedurfte es besonderer Anstrengung und Organisation, sich nicht im wahrsten Sinne des Wortes zu verzetteln oder gar Termine zu verpassen. Denn die Branchensoftware, die der Schädlingsbetrieb damals in Verwendung hatte, erlaubte weder eine ordentliche Planung der Aufträge noch die rein digitale und mobile Dokumentation. Jeder Auftrag musste 3-fach ausgedruckt werden – für den Kunden, für das Außendienstteam und für die Buchhaltung.

Dass das für WEISS Hygiene nicht trivial ist, liegt auch an der Breite ihres Leistungsspektrums. Einmalige Aufträge für Taubenabwehr oder Wohnungsräumung sind zwar zeitlich begrenzt, aber in ihrer Ausfertigung häufig sehr individuell. Wiederkehrende Serviceverträge, als täglich Brot, sind wiederum gut planbar, bedeuten aber einen hohen Aufwand an Dokumentation sowie eine besondere Verpflichtung gegenüber den langfristigen Kunden. Und dann gibt es immer noch die akuten Kleinstgeschäfte: ungebetene Ratten im Keller von Gastronomiebetrieben oder das klassische Wespennest im Dachstuhl des Eigenheims. Jeder Auftrag – auch der gerade eben über den Schädlingsnotruf hereingeflatterte – soll schnell, professionell und zur vollen Zufriedenheit der Kunden ausgeführt werden.

Mit der Zettelwirtschaft war das – gelinde gesagt – herausfordernd. Nicht nur mussten die Mitarbeitenden immer ins Büro kommen, um ihre Aufträge abzuholen. Das war gerade bei unvorhergesehenem Krankenstand kompliziert, wenn Umplanung und eine erneute Informationsverteilung notwendig wurden. Die Dokumentation der 70 Aufträge musste im Nachgang zudem geprüft und aufbereitet werden. Wenn dann Zettel oder einzelne Eintragungen fehlten, wurde es haarig.

»Wir hatten lange Zeit eine Branchensoftware, die zwar für Angebote und Rechnungen gut funktionierte, deren mobile Lösung für unser Kundendienstteam aber nicht nutzbar war. Alles wurde dreifach ausgedruckt und nachfolgend teilweise wieder eingescannt. Das kostete uns enorm viel Zeit und Material. Zudem gab es keine Funktion für eine intelligente Routenplanung. Und auf unsere Kunden wirkte die Zettelwirtschaft einfach sehr antiquiert.« Dr. Steven Weiß, Geschäftsführer der WEISS Hygiene-Service GmbH

Der Lösungsansatz mit mfr®

Die Argumente

  • Alles digital
  • Alles übersichtlich
  • Alles flexibel

2020 gingen die Geschäftsführer Dr. Steven Weiss und Gunther Weiss auf die Suche nach einer Lösung für diesen organisatorischen Flaschenhals. Die Lösung sollte die Einsatz- und Routenplanung beschleunigen und digital einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumentation ermöglichen. Zugleich wollten sie sich jedoch keine der vielen Softwares in den Betrieb holen, für welche die gut laufenden Abläufe verbogen werden müssen. Es ist eine Binsenweisheit, dass das mehr Frust als Entlastung erzeugt. Und eine digitale Lösung bringt nichts, wenn die Mitarbeitenden tagtäglich versuchen, an ihr vorbeizuarbeiten.

»Ich gebe zu, wir hatten bei der Einführung von mfr Bedenken, dass unsere Mitarbeitenden die Augen verdrehen. Die Angst war am Ende unbegründet. Alle haben die Veränderung super angenommen und sich schnell an die neue Oberfläche gewöhnt. Das lag unter anderem daran, dass die Schulung nur einen halben Tag benötigte, damit alle im Team ohne Probleme mit der Lösung arbeiten konnten. Nichts ist gefährlicher für die Akzeptanz einer neuen Software als tagelange Schulungen«. Dr. Steven Weiß, Geschäftsführer der WEISS Hygiene-Service GmbH

Drei Funktionen von mfr® haben WEISS Hygiene überzeugt:

  1. Die intelligente Routenplanung inklusive Fahrzeitberechnung beschleunigt die Planung und Koordination der mittlerweile knapp 500 Aufträge pro Woche. Unnötige Fahrzeiten werden minimiert und die Kunden erhalten verbindliche Termine.
  2. Jeder der vielen Termin kann kategorisiert und im Plan farblich abgegrenzt werden. Die Visualisierung der Termine gibt dem Planungsteam die volle Übersicht über die Auftragstypen, die verantwortlichen Außendienstmitarbeitenden und den jeweiligen Bearbeitungsstand.
  3. Die gesamte Dokumentation erfolgt mobil, digital und in der Cloud. Das Team hat somit immer alle Informationen in Echtzeit zur Hand – selbst wenn aufgrund Krankenstands kurzfristige Änderungen notwendig werden. Die Buchhaltung und Projektsteuerung freuen sich, weil in der Dokumentation keine Einträge mehr vergessen werden (können). Denn die flexible Gestaltung erlaubt passgenaue Checklisten mit auftragsspezifischen Pflichtfeldern.

»mfr hat sich an unsere Abläufe sehr gut angepasst. Ich schätze, mittlerweile können wir gut 80 % unserer Prozesse komplett über mfr abbilden. Und weil wir die Checklisten direkt an unsere eigenen Prozesse anlehnen können, mussten sich das Team noch nicht einmal groß umgewöhnen.« Dr. Steven Weiß, Geschäftsführer der WEISS Hygiene-Service GmbH

Der Zugewinn

  • Mehr Aufträge und Flexibillität
  • Imagegewinn bei den Kunden
  • Kostenersparnis für Papier und IT

Mit der Einführung von mfr® hat WEISS Hygiene nicht nur wertvolle Zeit gewonnen, um mehr Aufträge annehmen und zu voller Zufriedenheit aller abschließen zu können. Auch dem Ziel, alles in die Cloud zu bringen, um nur noch mit Endgeräten schlank und flexibel arbeiten zu können, ist der Betrieb nähergekommen. Damit macht sich auch die Kostenersparnis bemerkbar. Der Papierverbrauch wurde stark reduziert. Und zukünftig kann WEISS Hygiene auch auf eigene Server, lokale Softwareinstallationen und den zusätzlichen Overhead für die IT verzichten.

Der größte Gewinn ist jedoch, dass das alles möglich wurde, ohne die eigenen Mitarbeitenden zu verprellen. Die digitalen, mobilen Checklisten unterscheiden sich wenig vom alten Arbeitspapier. Statt Klemmbrett gibt es Tablets. So geht schmerzfreie Digitalisierung.

»Wir können Termine viel einfacher und schneller koordinieren oder umplanen. Und abgesehen davon, dass wir sehr viel Bearbeitungszeit gewonnen und Tonnen an Papier eingespart haben, konnten wir gegenüber unseren Kunden auch ein viel professionelleres Image schaffen.« Dr. Steven Weiß, Geschäftsführer der WEISS Hygiene-Service GmbH

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