Effizienz-Profis: HGZ Gebäudetechnik GmbH

Massive Effizienzsteigerung durch mfr®

90% Effizienzsteigerung in 2,5 Jahren? Der SHK-Betrieb HGZ Gebäudetechnik GmbH zeigt, dass das geht.

90%

Effizienzsteigerung

60%

Reduzierung der Verwaltungsaufgaben durch Automatisierung

100%

digitale Abläufe

Steckbrief

HGZ ist eine Berliner Heizungs-und Klimatechnikbetrieb mit Tradition, der sich seit über 25 Jahren mit Leidenschaft und Passion auf Heizung, Lüftung und Sanitär als Komplettdienstleister spezialisiert hat.

Firma: HGZ Solutions GmbH
Branche: SHK
Hauptsitz: Marzahner Chaussee 206, 12681 Berlin
Mitarbeiter*innen: 25
Gründungsjahr: 1996
mfr® im Einsatz seit: Januar 2020
Web: https://www.hgzberlin.de




Die Ausgangssituation

Die Herausforderungen

  • Überblick schaffen und Kontrolle stärken
  • Strukturen vereinfachen
  • Wachstum ermöglichen

Bei HGZ Gebäudetechnik gehörte bereits vor über zehn Jahren ein Kalenderverwaltungstool und eine Branchensoftware für die Rechnungsstellung zum Inventar. Beides vereinfachte einige der sonst aufwendigen, manuellen Schritte.

Das bestehende System hatte jedoch einige Schwachstellen. Die Schritte in der Software liefen konträr zu den gut geölten Abläufen im Betrieb. Es gab nach wie vor viele Medienbrüche, z. B. zwischen dem Planungstool und der Software für Angebote und Rechnungen. Die Dokumentation durch die Servicetechniker erfolgte vollständig handschriftlich. Es entstanden manuelle Doppelarbeiten und Missverständnisse. Als HGZ Gebäudetechnik 2018 für ihre Branchensoftware das Modul für die mobile Auftragsbearbeitung erwarb, mussten die Aufträge endlich nicht mehr doppelt angelegt werden. Jedoch erlebten sie genau die Enttäuschung, von der wohl einige Betriebe ein Liedchen singen können: Das System war wenig intuitiv und die mobile Dokumentation für die Techniker so gut wie nicht nutzbar. Die Oberfläche war starr und entsprach in keiner Weise dem, was die Techniker zum effizienten Arbeiten brauchten. Auch konnten die Serviceberichte nachträglich nicht angepasst werden und sahen schlichtweg unübersichtlich aus. Der Frust war vorprogrammiert – bei den Technikern, dem Kundensupport und den Kunden.

»Wir wollten eine Lösung, die unsere Arbeitsschritte bestmöglich abbilden kann, ohne dass wir unsere gut funktionierenden Abläufe dafür über den Haufen werfen müssen«. Marcel Winkler, Strategie und Marketing, HGZ Gebäudetechnik

Kurz: HGZ Gebäudetechnik waren noch meilenweit vom eigentlichen Ziel entfernt. Sie wollten den kompletten Kundenprozess in einer Form digitalisieren, bei der nicht nur Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter*innen gesteigert wird.

HGZ Gebäudetechnik begaben sich 2019 deshalb erneut auf die Suche nach einer Lösung, die Medienbrüche und Doppelerfassung ein für alle Mal zu Problemen der Vergangenheit machen würden.

Der Lösungsansatz mit mfr®

Die Argumente

  • automatisierte Routenplanung
  • flexible, digitale Checklisten
  • sichere Cloudfunktionen

Anfangs sollte mfr® ausschließlich für die Disposition und den digitalen Leistungsnachweis zum Einsatz kommen, während für die Rechnungslegung nach wie vor die alte Branchensoftware genutzt werden sollte. Entsprechend kritisch betrachte das Team den wahren Effizienzgewinn mit mfr®. Mit der Einführung des Rechnungsmoduls in mfr® haben sich die Vorbehalte jedoch erledigt. Heute läuft der gesamte Auftragsverwaltungsprozess bei HGZ Gebäudetechnik über mfr® – von der Angebotserstellung über die Disposition bis zum Leistungsnachweis und der Abrechnung. Die alte Branchensoftware ist passé.

»Natürlich waren auch wir anfangs skeptisch, ob wir mit mfr wirklich den Effizienzgewinn haben werden, den wir uns als Ziel gesetzt haben. Mittlerweile ist mfr Office für uns ein sehr wichtiger Bestandteil, der unseren Arbeitsaufwand extrem reduziert«. Marcel Winkler, Strategie und Marketing, HGZ Solutions

Drei Funktionen haben HGZ Gebäudetechnik das Leben besonders vereinfacht:

  1. Die intelligente Routenplanung inklusive Fahrzeitberechnung beschleunigt die Planung kurzfristiger Notfalldienste. Dadurch, dass in Echtzeit erkennbar ist, wo ein Servicetechniker ist, kann die Eintaktung zeitoptimiert erfolgen, ohne dass manuell nach der bestmöglichen Route gesucht werden muss oder alle Servicetechniker durchtelefoniert werden müssen. Auch werden unnötige Fahrzeiten minimiert, was in einem Stadtgebiet wie Berlin sonst nicht so einfach ist.
  2. Die frei strukturierbaren Checklisten erlauben das Anlegen passenden Checklisten für die jeweilige Auftragsart. So können die Servicetechniker vor Ort gezielt, übersichtlich und schnell die notwendigen Arbeiten erledigen, dokumentieren und bestätigen. Mit der Anbindung an KlarPris können verbrauchte Materialien direkt mit korrekter Artikelnummer und kundenspezifischem Preis protokolliert werden. Die Dokumentation erledigt sich damit quasi von selbst.
  3. Der sichere Cloudzugang unterstützt die Arbeit aus dem Home Office sowie die Planung und Disposition von Notdiensten, denn alle Informationen zu anstehenden Aufträgen sind für die jeweiligen Mitarbeiter*innen jederzeit mobil abrufbar.

»Die Checklisten sind für uns ein besonders wichtiger Punkt, den ich noch bei keiner vergleichbaren Lösung so gesehen habe. Unsere Techniker werden durch jeden spezifischen Auftragstyp geleitet, indem sie alle wichtigen und geforderten Punkte Step-by-Step abarbeiten können. Und sie können alle Informationen direkt digital erfassen. Unsere Techniker schreiben damit eigentlich zu 90 % die Rechnung bereits vor Ort, ohne es zu merken«. Marcel Winkler, Strategie und Marketing, HGZ Gebäudetechnik.

Der Zugewinn

  • Fokussierteres Arbeiten
  • Professionelle Dokumentation ohne Umständlichkeiten
  • Bessere Kundenbindung
  • Schnellere Reaktionszeit

Die Effizienzsteigerung macht sich bei HGZ Gebäudetechnik jeden Tag bemerkbar. Durch die Automatisierung der Routenplanung und Kundeninformationen sind viele zeitintensive Zwischenschritte weggefallen. Die strukturierte und vollständig digitale Dokumentation liefert nicht nur eine sehr gut nachvollziehbare Auftragshistorie. Sie vermeidet auch umständliche Aufklärung, Missverständnisse und Fehler auf der Baustelle. Nicht zuletzt kommen die Mitarbeiter*innen endlich früher in den verdienten Feierabend. Denn ohne Medienbrüche fällt auch die Doppelerfassung weg.

Die neu gewonnene Effizienz kommt übrigens auch bei den Kunden gut an. Die übersichtlichen Leistungsnachweise werden durchweg positiv aufgenommen. Mit den automatisierten Termin-Emails fühlen sich die Kunden jederzeit optimal informiert. Und wenn es doch mal Rückfragen gibt, kann die Disposition auf Knopfdruck alle Informationen zum Auftrag aufrufen und nachvollziehen. So geht Effizienz.

»Wir sind uns sicher, dass mfr® einen positiven Einfluss auf unsere Kosten und unseren Gewinn hat, da unsere Prozesse nun deutlich effizienter ablaufen«. Marcel Winkler, Strategie und Marketing, HGZ Gebäudetechnik.

Du willst mit deinem Unternehmen auch digital durchstarten? Matthias zeigt dir, wie mfr® dich dabei unterstützen kann.