Mach deinen Betrieb bereit für weiteres Wachstum
FEBESOL wuchs innerhalb von vier Jahren von 12 auf rund 200 Mitarbeitende und realisierte in dieser Phase bis zu 1.600 Anlagen pro Jahr.
Was drin steckt
Mehr Mitarbeitende einzustellen ist leicht. Einen Betrieb aufzubauen, der mit ihnen funktioniert, ist die eigentliche Arbeit. Dieses Playbook zeigt, wie andere Unternehmen sie gelöst haben.
Wo Wachstum wirklich hängt
Der Engpass ist selten der Markt. Warum die meisten Betriebe bei rund 30 Mitarbeitenden straucheln.
Die Phasen von 10 auf 200
Was in jeder Phase kippt und welcher Schritt zuerst dran ist, bevor du weiter Personal einstellst.
Ein Auftrag ohne Bruch
Der Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung; wie FEBESOL 1.600 Aufträge im Jahr steuert.
Software als Fundament
Warum Digitalisierung kein Tool-Kauf ist und woran ein erster Anlauf scheitert, bevor es läuft.
Der erste Wachstumsdeckel
Viele Solar-, SHK- und Gebäudetechnikbetriebe reagieren auf volle Auftragsbücher mit einer naheliegenden Lösung: Sie stellen mehr Leute ein.
Doch irgendwann bringt jeder neue Mitarbeiter nicht nur zusätzliche Kapazität. Er erzeugt auch neue Abstimmungen, Übergaben und Rückfragen.
Solange jeder Auftrag durch den Kopf des Geschäftsführers, eines Projektleiters oder eines erfahrenen Monteurs muss, wächst zwar das Team. Die Organisation wächst aber nicht mit.
Genau an diesem Punkt kam auch FEBESOL an.
Das Solarunternehmen wuchs innerhalb weniger Jahre von einem kleinen Handwerksbetrieb auf rund 200 Mitarbeitende. Der entscheidende Bruch kam jedoch deutlich früher: bei ungefähr 30 Leuten.
„Das hat in einem kleinen Team gut funktioniert. Aber ich wollte ja wachsen. Und spätestens bei 30 Mitarbeitenden wird so eine Arbeitsweise unübersichtlich und nicht mehr machbar.“
Daniel Fellhauer, Geschäftsführer FEBESOL
Prozesse aus dem Kopf ins System bringen
In einem kleinen Betrieb steckt ein großer Teil des Wissens in den Köpfen einzelner Menschen.
Der Geschäftsführer kennt die Kunden. Der Projektleiter weiß, was noch erledigt werden muss. Der Monteur erinnert sich an die Besonderheiten der Anlage.
Solange diese Personen verfügbar sind, funktioniert der Auftrag.
Fällt jemand aus, fehlen plötzlich Informationen. Ein Kollege muss telefonieren, Nachrichten durchsuchen oder den Kunden erneut fragen.
FEBESOL wollte Aufträge deshalb so erfassen, dass sie nicht mehr an der Person hängen, die sie begonnen hat.
„Wir sind durch die Software und App in der Lage, schon während des ersten Aufmaßes alles so aufzunehmen und zu digitalisieren, dass ein anderer Kollege sofort übernehmen kann.“
Die benötigten Informationen werden direkt vor Ort erfasst und dem Auftrag zugeordnet. Ein anderer Mitarbeiter kann sehen, was bereits aufgenommen wurde, welche Unterlagen vorliegen und was als Nächstes passieren muss.
Öffne fünf laufende Aufträge und stelle dir jeweils eine Frage:
Könnte ein anderer Mitarbeiter den Auftrag morgen übernehmen, ohne zuerst mit dem bisherigen Verantwortlichen zu sprechen?
Falls nicht, notiere, welche Information ausschließlich im Kopf, im Chat oder in einer persönlichen Ablage steckt.
Gleiche Arbeit braucht einen gemeinsamen Ablauf
Sobald mehrere Teams dieselben Leistungen ausführen, entwickeln sich ohne klare Vorgaben unterschiedliche Arbeitsweisen.
Das eine Team dokumentiert ausführlich. Das andere liefert nur die notwendigsten Angaben. Manche Informationen werden sofort erfasst, andere erst am Abend oder nach einer Rückfrage aus dem Büro.
Für FEBESOL lag die Lösung nicht darin, immer mehr Kontrollen einzuführen. Die Abläufe sollten so eindeutig werden, dass Fehler im normalen Prozess möglichst schwer entstehen können.
Daniel Fellhauer fasst diesen Anspruch einfach zusammen:
„Stumpf ist Trumpf.“
Damit meint er keine anspruchslosen Prozesse. Gemeint ist ein Ablauf, bei dem der Mitarbeiter nicht erst überlegen muss, was das System von ihm erwartet.
Checklisten führen durch die Ausführung. Erforderliche Angaben werden zum richtigen Zeitpunkt abgefragt. Fotos, Zeiten und Dokumente landen direkt beim Auftrag.
Wenn trotzdem wiederholt etwas fehlt, stellt FEBESOL nicht nur die Frage, welcher Mitarbeiter einen Fehler gemacht hat. Das Unternehmen prüft, warum der Prozess diesen Fehler zugelassen hat.
„Wenn ein Mitarbeiter etwas falsch gemacht hat, haben wir nie den Mitarbeiter getadelt, sondern immer den Prozess hinterfragt.“
Sieh dir die letzten zehn Rückfragen aus dem Büro an.
Welche davon betrafen Informationen, die regelmäßig fehlen?
Wenn dieselbe Rückfrage mehrfach auftaucht, liegt das Problem wahrscheinlich nicht bei einem einzelnen Mitarbeiter. Dann fehlt dem Ablauf ein klarer Schritt.
Wachstum entscheidet sich an den Übergaben
Mit zunehmender Größe arbeiten immer mehr Personen an demselben Auftrag:
- Vertrieb und Angebot
- Aufmaß und Planung
- Disposition und Terminierung
- Installation oder Service
- Dokumentation und Abrechnung
An jeder Übergabe kann Information verloren gehen.
Deshalb reicht es nicht, einzelne Arbeitsschritte zu digitalisieren. Eine digitale Plantafel, eine Foto-App und ein Rechnungsprogramm können jeweils gut funktionieren. Müssen Informationen dazwischen trotzdem kopiert, verschickt oder neu eingegeben werden, bleibt die Koordination am Menschen hängen.
Bei FEBESOL läuft der Auftrag deshalb möglichst durchgängig durch den Betrieb.
Der entscheidende Unterschied ist nicht, dass FEBESOL an jeder Stelle Software verwendet. Der Unterschied ist, dass der Auftrag bei den Übergaben nicht immer wieder neu zusammengesetzt werden muss.
Begleite einen Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung. Markiere jede Stelle, an der Informationen erneut eingegeben, manuell weitergeleitet oder telefonisch ergänzt werden müssen.
Dort liegt wahrscheinlich der größere Wachstumsengpass als in der eigentlichen Ausführung.
„Aber mein Geschäft ist doch anders“
Vielleicht denkst du gerade, dein Betrieb tickt anders. Anderes Gewerk, andere Kunden, andere Marge. Ja, das stimmt auch.
Ein Solarunternehmen arbeitet anders als ein SHK-Betrieb. Eine Wärmepumpeninstallation folgt anderen technischen Anforderungen als die Wartung einer Lüftungsanlage. Die Grundbewegung eines Auftrags ist trotzdem ähnlich: Er entsteht, wird vorbereitet, geplant, ausgeführt, dokumentiert und abgerechnet. Je häufiger Informationen auf diesem Weg ausschließlich durch einzelne Personen, Papier oder voneinander getrennte Systeme transportiert werden, desto mehr Koordination erzeugt jeder zusätzliche Auftrag.
Die genaue Grenze ist deshalb in jedem Unternehmen eine andere. Der Mechanismus aber bleibt gleich:
Irgendwann kann persönlicher Überblick die fehlende Struktur nicht mehr ausgleichen.
Die Software ist nicht der Anfang, sondern das Fundament
Auch FEBESOL hat nicht beim ersten Versuch die passende Lösung gefunden. Ein früher Softwareanlauf scheiterte, weil das System für den Betrieb zu kompliziert und unflexibel war. Statt an einem ungeeigneten Werkzeug festzuhalten, ging Fellhauer zunächst wieder einen Schritt zurück. Die entscheidende Lektion daraus ist, dass Software nicht entscheidet, wie ein guter Prozess aussieht.
Dazu muss zuerst klar sein:
Welche Informationen werden wirklich benötigt?
Wer benötigt die Information und zu welchem Zeitpunkt?
Was soll nach einem abgeschlossenen Arbeitsschritt passieren?
Passt mfr® zu deinem Betrieb? Finde es im kurzen Fit-Check heraus.
Social Media
